Cómo conseguir reuniones provechosas

Tom Harpel desde Flikr

Las reuniones de trabajo suelen ser denostadas por todos aquellos que las utilizan. Hay pocos profesionales que consideren productivas las reuniones a las que asisten. Por ello uno de los objetivos de todo aquel que se encuentre preocupado por su productividad (y/o la de sus compañeros) es el de organizar o asistir a reuniones útiles, eficaces y eficientes.
En mi oficina, a pesar de que estamos en pleno verano y que vamos y venimos de nuestras vacaciones, intentamos mantener un nivel de actividad constante. Es complicado pero no podemos consentir que por ser las fechas que son los proyectos y acciones de mejora en las que estamos trabajando se paralicen; por lo tanto, aunque menguadas de asistentes, las reuniones de trabajo se siguen sucediendo y es precisamente en momentos como éste en donde debemos intentar conseguir que esas reuniones sean lo más productivas posible, con el fin de compensar los déficits que se producen por falta de asistencia y aportaciones de quienes están disfrutando del relax de las vacaciones.

Ese hecho me animó a elaborar un mapa mental de las características y condicionantes que deberían reunir las reuniones de trabajo para ser provechosas y productivas. De ese mapa ha nacido este post que espero que os pueda ayudar. He agrupado los consejos en cuatro apartados con el fin ofrecer cierto orden en la exposición. Los apartado son éstos:

1. OBJETIVOS DE LA REUNIÓN.

Quizás sea éste el punto más importante para asegurar unos resultados fructíferos. Quien convoca la reunión debe tener claros cuales son los propósitos o finalidades de la misma. No deben ser objetivos abstractos o irreales, sino concretos, palpables y perfectamente alcanzables.

No establecer más de los que realmente se puedan conseguir (dos o tres objetivos por reunión pueden ser suficientes). Anotarlos en cualquier documento o papel para que nos queden perfectamente claros. Muchas veces la lucidez que percibimos cuando nos asalta una idea no queda fijado en la memoria hasta que no la garabateamos en un papel.

2. CONVOCATORIA.

Es imprescindible emplazar a los asistentes a la reunión anunciándoles el contenido de la misma y en que orden se van a ir tratando los temas que deseamos. La convocatoria se tendrá que oficializar de forma explícita, es decir, no vale con recordar o invitar a los asistentes con una llamada de teléfono o con un comentario de pasillo. La convocatoria se realizará y hará llegar a los asistente con antelación suficiente como para que todos puedan preparar la reunión, incluyendo una información mínimamente estructurada (debe ser concreta y concisa).

La convocatoria debe incluir: a] el orden del día (comenzando siempre con la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior); b] la fecha y la hora en que dará comienzo la sesión de trabajo; c] la hora en que nos comprometemos a terminarla (esto es muy importante para la planificación personal de los convocados); y si es necesario, d] algún recordatorio concreto, como aportar alguna documentación, haber leído algún documento previamente,…

3. DESARROLLO DE LA REUNIÓN.

Es importantísimo la puntualidad. El tiempo es un bien preciado que hay que respetar. El responsable de dirigir la reunión deberá tener todo el material y herramientas necesarias para estar dispuesto a iniciarla a la hora previamente anunciada. Si hay quorum comenzará la reunión a pesar de algún rezagado. Debe quedar claro quien será el responsable de levantar el acta con el fin de documentar mínimamente su desarrollo y sobre todo los acuerdos adoptados; es fundamental.

Antes de dar comienzo formalmente es importante que el responsable de dirigir la reunión recuerde a todos los objetivos que se plantean para conseguir durante la sesión. Asímismo recordará la hora en la que finalizará.

El primer punto del orden del día será siempre la lectura y aprobación el acta de la reunión anterior, que como he dicho antes, previamente habrán recibido todos los presentes. La lectura de lo acontecido en la sesión anterior nos ayuda a corregir o añadir algún detalle para conseguir un acta fiel a lo realmente acontecido y a “situarnos en el punto de partida” para que la reunión se convierta en la continuación de la anterior.

Las reuniones deben ser lo suficientemente extensas como para permitir el debate y consenso (las reuniones telegráficas no suelen ser productivas), pero no pueden prolongarse excesivamente, para evitar la “desconexión” de los asistentes o el nerviosismo lógico que provoca pensar en la cantidad de trabajo pendiente que nos espera una vez finalizada la reunión. Sesiones de trabajo superiores a 60-90 minutos suelen ser improductivas.

Es fundamental que tomemos nota de lo que está sucediendo, esto nos facilita mantener una actitud activa y proactiva, además de que nos permitirá ir “separando el grano de la paja”. La toma de notas debe realizarse con una sistemática predefinida. Es decir, no se trata de ir anotando cada cosa que va sucediendo (para eso ya se está levantando acta), sino de apuntar aquello que nos interesa personalmente. Es interesante diferenciar entre (a) los acuerdos que se toman, (b) las observaciones dignas de recordar que nos provoca el debate que se está produciendo, (c) las tareas pendientes que están generándose y (d) las ideas (para distintos proyectos) que nos genera cualquier comentario de cualquiera de los asistentes. En un post próximo explicaré cual es el método que utilizo para tomar notas en las reuniones.

Por último, como paso previo a su finalización, se acordará básicamente el contenido de la próxima reunión y la fecha y hora de su celebración. De esta forma todos pueden consultar sus agendas en el momento y asegurar su presencia.

4. POSTREUNIÓN.

Finalmente para que las reuniones de trabajo sean realmente productivas debemos realizar una serie de labores una vez finalizadas. Ni que decir tiene, que si hemos sido los responsables de levantar el acta, lo recomendable es que lo hagamos cuanto antes. Tendremos fresco tanto lo comentado por todos como nuestras impresiones, que complementarán las notas que hemos ido tomando.

Aún no habiendo adquirido la responsabilidad de redactar el acta es fundamental que procesemos (en no más de 5-10 minutos) las notas que hemos ido tomando. Para ello tendremos que distinguir y trabajar cada bloque de anotaciones, dedicándole una especial atención a las tareas originadas (realizando, anotando o agendando las acciones concretas). La labor de “procesamiento de notas” estará concluida cuando tengamos el convencimiento de que no hay nada que esté quedando fuera de nuestro contro y que todo ha quedado guardado, anotado, agendado o eliminado (en el caso de que no nos interese).

Las reuniones de trabajo deben ser productivas o no ser. Si las hacemos o consideramos útiles habrá predisposición a asistir y tendremos la sensación de haber aprovechado el tiempo invertido. Hagámoslas provechosas.

¿Qué otros detalles metodológicos sugerirías?

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