Mis 5 problemas con la gestión de proyectos

Gestion de proyectosUno de los objetivos que me marqué cuando comencé a diseñar el contenido de este sitio fue el de que sirviera de diario personal de mi evolución en las diferentes facetas (personal, profesional, familiar) en las que estoy embaucado, lo que en terminología GTD son las “Areas de Responsabilidad“.

Uno de los temas protagonistas que me gustaría ir tratando aquí es precisamente el de la implementación del sistema GTD. Debo confesar que llevo varios años intentándolo pero siempre hay flecos o lagunas (en algún caso grandes lagunas) que provocan que los resultados que obtengo tras el esfuerzo y cambio de hábitos no sea el esperado.

Curiosamente mientras escribo esto recibo un aviso de Twitter informándome que Jerónimo Sánchez (“El Gachupas”) acaba de publicar un artículo en su blog precisamente sobre la dificultad de la aplicación total de GTD, el cual suscribo en todos sus términos, pues yo también he ido cayendo en los mismos errores que él relaciona con su habilidad y concreción habitual.

Como iba diciendo, con la finalidad de que al trasladar a texto los problemas que me voy encontrando en el proceso de interiorización y dominio del modelo GTD me ayuden a reflexionar “en voz alta”, me gustaría compartir aquí mis problemas con la gestión de proyectos.

Antes de nada quiero dejar claro un par de detalles: [1] el primero es que buena parte de mi actividad profesional se basa en el desarrollo de proyectos (en este momento estoy trabajando simultáneamente hasta en diez), por lo que este tema me ocupa y preocupa; y [2] el segundo es que intento aplicar con relativa ortodoxia la metodología GTD.

Quienes ya conoceis el modelo sabéis que la metodología de David Allen es criticada precisamente por no desarrollar suficientemente la gestión de proyectos, aunque en su libro “Organízate con eficacia” lo aborda en dos apartados distintos.
No pretendo ser didáctico con las técnicas que GTD propone, puesto que quienes deseen aprender todo lo relativo a las características y virtudes de este sistema tiene información suficiente en la Wikipedia y en los muchos blogs que se dedican a enseñar y divulgar el modelo, muchos de los cuales están enlazados en el blogroll dedicado a Productividad que aparece en el marco derecho. Os invito a que hagáis un recorrido por ellos.

Bueno, volvamos a mis problemas con los proyectos. David Allen, en su mencionado libro “Organízate con eficacia“, explica como poner en marcha los proyectos de forma creativa y propone 5 fases para planificarlos (al que llama “Modelo de Planificación Natural“): [1] Definir propósitos y principios, [2] Visualizar los resultados, [3] Generar una tormenta de ideas al respecto, [4] Organizar esas ideas y [5] Identificar las acciones siguientes a realizar. Bajo mi modestísima opinión existe algún déficit en estas cinco fases de planificación. Me explico:

1) PRIMER PROBLEMA: EVALUACIÓN

En mi trabajo nos codeamos diariamente con el modelo EFQM de gestión de calidad y para la gestión y desarrollo de lo que este modelo denomina “Acciones de mejora” (que son los “Proyectos” de GTD) establece una lógica denominada REDER (acrónimo de Resultado, Enfoque, Despliegue, Evaluación y Revisión) que, salvando las distancias, viene a ser la “Planificación Natural” de GTD. Tengo que reconocer que durante una temporada he estado intentando integrar ambas técnicas con el único objetivo de suplir la mayor deficiencia que observo en el modelo de David Allen, que no es otro que la inexistencia de la Evaluación y Revisión objetiva.

Los seguidores de GTD estarán pensando que eso no es correcto, puesto que una de las fases fundamentales es la de la Revisión (diaria, semanal, mensual,…) Sin embargo la evaluación y revisión REDER se basa en indicadores objetivos perfectamente definidos que nos permiten medir con exactitud si los objetivos que nos hemos propuesto han sido alcanzados. Por lo tanto al Modelo de Planificación Natural añadí la Evaluación y Revisión al estilo REDER. Tengo que reconocer que el resultado no ha sido el esperado.

2) SEGUNDO PROBLEMA: PERSPECTIVA

Creo que mi mayor problema con la gestión de los proyectos es la pérdida de la perspectiva. Pierdo de vista cual el el objetivo perseguido. No los objetivos que me marco con el desarrollo del proyecto, sino el Objetivo vital, alineado con mis Áreas de Responsabilidad. Esto provoca la pérdida de enfoque, la dificultad para avanzar correctamente en el desarrollo del proyecto, permitiendo que todos los que están activos vayan progresando por inercias, en vez de por prioridades.

3) TERCER PROBLEMA: ACCIONES

Por otra parte, me es complicado desmembrar en acciones realizables las tareas en las que divido los proyectos. Eso hace que algunas de las tareas recogida convenientemente en mi sistema se posponga eternamente. Cuando consigo reparar en ello percibo que la causa por la que evito iniciarla es su falta de definición, puesto que no se trata de una acción realizable. De esta forma pierdo el ritmo lógico de abordaje de las acciones.

4) CUARTO PROBLEMA: HITOS

Se me da mal establecer hitos asociados a fechas. Creo que sí soy capaz de destacar cuales son los elementos más importantes para asegurar el éxito del proyecto, pero me resulta muy difícil fijar fechas límite para su elaboración. Soy consciente de que dichas fechas las planifico con poco criterio, por lo que son poco creíbles y por lo tanto, su incumplimiento es habitual, con lo que he optado por no incluir fechas límite en los hitos. Una dificultad añadida para realizar revisiones y evaluaciones al desaparecer un criterio importante como es el de cumplimiento de fechas.

5) QUINTO PROBLEMA: HERRAMIENTA

Por último, no termino de encontrar la herramienta adecuada. He probado muchas (desde la libreta y el bolígrafo hasta el software más sofisticado). Ya se que la herramienta es sólo eso, una ayuda que me ayudará a implantar el modelo y realizar un seguimiento cómodo y fiel. Ya se que existen multitud de herramientas moldeables a las características y particularidades de cada uno, pero no termino de conjugar simplicidad, comodidad, fiabilidad, sincronización y accesibilidad, y además que me ayude a no perder la perspectiva.

¿Tenéis algún consejo que pueda ayudarme? ¿sufrís los mismos o similares problemas?

Foto cabecera por cortesia de Eston, desde Flickr

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5 pensamientos en “Mis 5 problemas con la gestión de proyectos

  1. La gestion de proyectos es una cosa que no se me da bien. Mis proyectos son bastantes sencillos pero individualizo la forma de elaborarlos y ponerlos en practica. Para mí cada necesita un análisis y planificación distinta.

  2. Me pasa exactamente lo mismo, compañero.

    Tengo pendiente leerme el último libro de David Allen, ‘Making it all work’. Por lo visto se explica el GTD mucho mejor que en su primer libro, hasta el punto que he oído comentarios que afirman que puedes leer este último sin leer el primero.

    Espero que en este último la gestión de proyectos se explique mejor.

    Por lo pronto me dejo llevar por la opinión, más que válida, del compañero José Miguel de Optima Infinito, que ha escrito varias cosas sobre el tema de gestión de proyectos en su blog.

    Aún con todo, el GTD está cambiando a mejor mi forma de organizarme y gestionar mi tiempo, seguramente lo más valioso y escaso que tenemos algunos.

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