Innovar en la Administración Pública

InnovandoHace unos días apareció un post en el blog del Plan de Innovación Pública (PIP) de Euskadi, escrito por Iñaki Ortiz en el que se plantea la necesidad de caminar hacia la innovación pública en estos momentos de crisis. Me gustaría aportar desde aquí mi visión metodológica de como se podría plantear eso tan deseado por muchos y de tan difícil abordaje que es la Innovación en la Administración Pública.

No creo que sea necesario profundizar en la justificación de esta medida ni tan siquiera en una mínima presentación de lo que yo entiendo como Innovación en la Administración. Me gustaría entrar directamente en cómo podríamos comenzar a planificar ese proyecto.

Como no puede ser de otra forma y puesto que lo que pretendemos es que la Calidad (con mayúsculas) este omnipresente en todo aquello que iniciamos (mucho más si de lo que estamos hablando es de inventar, de innovar), propongo que la sistemática a seguir esté presidida por el círculo PDCA , o círculo de Deming (padre de los diferentes modelos de gestión de la calidad en los que la Administración está comenzando a realizar sus primeros escarceos).

Circulo de Deming
Circulo PDCA

En base a estas 4 grandes fases que plantea el círculo P [Planificar], D [Do – Hacer], C [Chequear], A [Actuar], el abordaje podría ser el siguiente:

PLANIFICAR:

Esta es la fase más importante. La planificación es trazar la ruta estratégica que tenemos que seguir; es saber qué es lo que queremos hacer, cómo lo queremos hacer y cuándo lo queremos hacer. Es imprescindible que visualicemos los resultados que queremos obtener (no importa si son ambiciosos), estableciendo unos objetivos claros y realistas, conocidos y compartidos por todos.

Esos grandes objetivos los tenemos que traducir en metas concretas, acotadas en el tiempo con el fin de que además de un reto supongan un compromiso.

HACER:

No es tarea fácil conseguir llevar a la práctica todo aquello que se ha planificado sobre el papel, sin embargo la impronta de la innovación tiene que estar presente aquí también (tenemos que hacer innovando, o innovar haciendo). Coordinar diferentes planes o estrategias (que hemos tenido que definir en la fase de Planificación) para que todos nos acerquen a los objetivos que tenemos en mente no es tarea fácil, pero precisamente ese es uno de los retos.

La digitalización y virtualización de documentos (en los que la Administración lleva años de retraso), la informatización de procesos, la cada vez más necesaria coordinación interdepartamental e interniveles, la imprescindible mejora de la comunicación (interna y externa), la participación ciudadana en ámbitos de gestión (y no sólo como demandante de servicios),… son algunos de esos procesos estratégicos que deben estar alineados con la visión general del panorama que esperamos obtener a medio plazo.

En esta fase en la que tenemos que “hacer”, actuar, es fundamental conseguir:

1. Implicar. Tanto a trabajadores como a ciudadanos. A los trabajadores, a través de una correcta y eficiente comunicación interna, con posibilidad de participación directa. Para ello hay que potenciar las Comunidades de práctica. Aquí todos somos necesarios y todos podemos aportar y ese convencimiento debe estar presente en todos los trabajadores públicos. E implicar a los ciudadanos a través de la concienciación (correcto uso de los servicios públicos, ayudar a mantener este gran nivel de prestación de servicios,…) y de la participación (también en ámbitos de gestión y decisión).

2. Simplificar. Es imprescindible eliminar o reducir un gran número de trámites innecesarios e inútiles que día a día se desarrollan en la Administración. Para ello es prioritario elaborar un plan de desburocratización que libere de carga burocrática tanto a administrados como a administradores, que simplifique circuitos de atención y que ayude a gestionar los recursos disponibles.

CHEQUEAR:

Es necesario evaluar. Todo lo que se mide mejora. Para ello hay que fijar indicadores útiles, reales, prácticos y alineados con los macro-objetivos propuestos en la fase de planificación. Y hay que fijar unos estándares asumibles pero estimulantes para mejorar, para superarlos.

ACTUAR:

Tras la fase de evaluación llega el momento de sacar conclusiones, detectar déficits. ¿Qué estamos haciendo mal? ¿Cómo podríamos mejorarlo? De nada sirve evaluar si no ponemos en práctica las medidas correctoras que nos ayuden a mejorar aquello que hemos detectado que no se ajusta a nuestros estándares y para ello es necesario una dosis importante de voluntad y valentía para romper las grandes inercias que existen en la Administración y que dificultan cualquier intento de modificar lo ya establecido.

Y si queremos que en la Administración se innove, se modernicen sus flujos y sus procesos, se actualicen procedimientos de trabajo o que la prestación de servicios sea más eficiente, es necesario que colaboremos todos. Todos tenemos que estar implicados y convencidos. Los ciudadanos y lo trabajadores.

¿Cómo hacemos para que los ciudadanos se conciencien de que un servicio público gratuito no es sinónimo de uso indiscriminado e innecesario? ¿Cómo hacemos para convencer al funcionario que debe salir de su zona de confort? Son dos preguntas a las que hay que dar respuesta antes de abordar seriamente cualquier estrategia de innovación y modernización de la Administración.

Foto Creative Commons por cortesía de Somniak desde Flickr.

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2 pensamientos en “Innovar en la Administración Pública

  1. Efectivamente, así está planteado el PIP, como un ciclo PDCA.

    De momento, el Gobierno Vasco ha aprobado la planificación (la P), que es el PIP.

    Y ya hemos comenzado a ejecutar los proyectos, es decir, a hacer (la D).

    El Plan tiene un Cuadro de Mando con todos los indicadores para medir el grado de cumplimiento de los objetivos, es decir, para poder evaluar o chequear (la C).

    Y, a partir de ahí, tomaremos las decisiones, es decir, actuaremos (la A), para ajustar el Plan dinámicamente a las circunstancias que se vayan produciendo a lo largo de sus 3 años de vigencia.

    El Plan se ha elaborado con la colaboración directa de más de 130 personas, del Gobierno Vasco y de otras instituciones, que han tomado parte en 15 Mesas de Trabajo. Y su contenido se ha enriquecido con los debates suscitados en el blog del PIP y en las redes sociales (sobre todo, en LinkedIn).

    Queremos contar con las redes que hemos tejido durante la elaboración del PIP (la planificación) para que el resto del ciclo PDCA también se lleve a cabo de forma participativa, es decir, contando con la implicación de todas las personas que deseen aportar su grano de arena en la construcción de una Administración más abierta y eficiente.

    En el Portal del Gobierno Vasco, euskadi.net, hemos publicado información del PIP e iremos actualizando la información del seguimiento de cada proyecto. Y en el blog del PIP iremos contando las novedades más interesantes en torno al Plan y estaremos encantados de conversar con todas las personas interesadas en el tema y que deseen acercarse por allí.

    Como ves, también estamos abiertos a conversar sobre el PIP en otros espacios de la red, como ahora mismo lo hago en este blog. Y, por supuesto, en las principales redes sociales, en las que intentamos que el PIP tenga la mayor y mejor presencia posible, porque compartimos contigo la convicción de que es necesario hacer todos los esfuerzos a nuestro alcance para acercar las políticas y las decisiones públicas a la ciudadanía.

    Gracias por la referencia a nuestro Plan.

    • Sigo el desarrollo del PIP desde hace meses a través de vuestro blog y me parece algo a importar por estas latitudes, tanto por la base conceptual sobre la que se basa como por el desarrollo que estais realizando.
      Gracias por pasarte por aquí y comentar.

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