Construyendo Comunidades de Práctica (2)

ComPHablaba en el anterior post de la importancia de las Comunidades de Práctica en el entorno empresarial y fundamentalmente en el de la Administración Pública (que es verdaderamente el que nos interesa por aquí) y de su trascendencia en el aspecto innovador en la consolidación de grupos y la capacidad de aprendizaje que propone este modelo.

Me gustaría profundizar algo más en el tema pasando del posicionamiento conceptual o teórico a cuestiones más prácticas.Una vez que hemos aceptado que realmente las Comunidades de Práctica son útiles e incluso necesarias, tendremos que plantearnos la sistemática que debemos seguir para su implantación. Para ello he intentado resumir en ocho grandes bloques los requisitos necesarios para impulsarlas. Son éstos:

CONTEXTO. Es imprescindible que se den unas circunstancias contextuales que posibiliten el desarrollo de las Comunidades. Por una parte, A) la organización en donde se pretende implantarlas debe ser una organización dispuesta a aprender. Es decir, [1] permita que sus trabajadores se desarrollen [2] facilite disponibilidad y herramientas a ese fin, [3] sea receptiva para extraer conclusiones y aplicar lo aprendido. Y por otra parte, exista un B) grupo de trabajadores con ganas de participar, compartir y aprender de los iguales (para lo cual se necesita una importante dosis de humildad para admitir que se puede aprender de los propios compañeros).

OBJETIVOS. Deben fijarse objetivos a conseguir perfectamente claros. Todos (comenzando por los equipos directivos y siguiendo por los participantes en las Comunidad de Práctica) deben conocer con exactitud cuales son los objetivos que se persiguen. Éstos pueden dividirse en dos grandes bloques [1] los objetivos institucionales y [2] los objetivos específicos de cada Comunidad.

METODOLOGÍA. Es necesario que previamente a la constitución de la Comunidad se establezcan las pautas del desarrollo de la misma. En la metodología a seguir se pueden desarrollar los siguientes ítems: [1] Determinar el problema o acción de mejora sobre la que se va a trabajar (justificación, importancia estratégica, objetivos,…); [2] Identificar al coordinador (estimulador) de la Comunidad de Práctica; [3] Constituir el grupo humano que participará; [4] Convocar una primera reunión presencial para que todos los componentes de la Comunidad se conozcan y se reconozcan; [5] Establecer una mínima formación teórico-práctica a los participantes; y [6] Determinar las herramientas virtuales colaborativas que se utilizarán (son pieza fundamental para el correcto desarrollo de la Comunidad).

PARTICIPANTES. Existe una figura clave en el desarrollo de la Comunidad de Práctica que es el coordinador, o moderador de la Comunidad (e-moderador en el proyecto Compartim). Debe convertirse en un elemento estimulador, y facilitador. De él depende que se generen y se desarrollen debates productivos. Y por otra parte, los miembros de la Comunidad, tal y como he comentado más arriba, deben estar predispuestos a la colaboración y al aprendizaje. Éstos pueden seleccionarse de entre los trabajadores en base a unos criterios predefinidos, o el acceso puede ser totalmente libre, dando por hecho que quienes voluntariamente quieran participar ya cuentan con una buena dosis de motivación.

HERRAMIENTAS. Es un tema fundamental. La Comunidad de Práctica está basada en la interacción y la colaboración. Para ello deben instaurarse herramientas virtuales colaborativas que faciliten y simplifiquen la participación (existe una gran variedad de herramientas, deberán seleccionarse en función de las particularidades tanto de la empresa como de los trabajadores).

DIFUSIÓN. La labor de aprendizaje no sólo se circunscribe a los componentes de la Comunidad. Para que la organización aprenda es necesario que tanto el desarrollo de los debates como las conclusiones sean difundidas a toda la organización. Para ello podría ser estratégicamente importante incluir las Comunidades de Práctica dentro del Plan de Comunicación Interna.

EVALUACIÓN. Es necesario establecer una serie de indicadores objetivos que permitan medir [1] la Planificación realizada, [2] la Metodología propuesta, [3] la participación en foros y trabajos de los miembros de la Comunidad, [3] las herramientas utilizadas y [4] los resultados prácticos obtenidos.

REVISIÓN. Como no puede ser de otra forma, la última fase de este ciclo debe ser la extracción de conclusiones en base a los resultados obtenidos en la Evaluación y la aplicación de dichas conclusiones en el diseño y metodología de las futuras Comunidades de Práctica a implantar.

El guión de este post nos servirá para instaurar próximamente en mi empresa una Comunidad de Práctica sobre la Mejora en la Comunicación Interna. Iré contando por aquí su desarrollo.

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