Mesa de trabajo productiva

productividadVamos a comenzar la serie de “Zona productiva” con un clásico dentro de este campo: el orden en la mesa o escritorio de trabajo.

Una de las bases fundamentales de la productividad es la evitación de distracciones. Existen dos tipos fundamentales de distracciones a gestionar: [a] las intrínsecas, que nosotros mismos provocamos y alentamos (aunque en muchas ocasiones sin ser conscientes de ello); y [b] las extrínsecas, es decir aquellas que nos vienen de fuera de nuestro entorno, a través de compañeros o accesorios (teléfonos, redes sociales, internet,…)

Sobre todas ellas podemos actuar indirectamente, aunque sobre las intrínsecas nuestra intervención es decisiva.

Seguramente alguno de vosotros estará pensando que la complejidad de gestionar nuestra mesa de trabajo es menor. Todos creemos tener un control total tanto sobre la cantidad de documentos y objetos que ubicamos en la mesa, como sobre su disposición. Sin embargo esto no es así. Existe un punto a partir del cual perdemos el control sobre el contenido; dejamos de ser capaces de administrar los espacios y los objetos.

Objetivo

El objetivo principal que debemos plantearnos en esta primera fase de orden productivo es el de disponer de una mesa ordenada y limpia, sin objetos a la vista que nos perturben. Todo debe estar guardado en cajones o muebles auxiliares. Siempre, al final de nuestra actividad el espacio de trabajo debe quedar ocupado sólo por los objetos que no podemos ni debemos apartar. Se me ocurre que cualquier mesa o mostrador de cualquier trabajador público sólo debería contener la [1] pantalla y el teclado del ordenador con el que trabajamos, [2] el teléfono, [3] la identificación de sobremesa (en el caso de que dispongamos de ella) y [4] una bandeja portapapeles (cuya utilización fundamental abordaremos extensamente en otro post)… y nada más.

Durante la jornada de trabajo

Mientras estemos trabajando, la mesa sólo debe contener (además de lo relacionado en el párrafo anterior) los documentos, carpetas y objetos que necesitemos utilizar en ese momento para la actividad que estemos desarrollando. Y por supuesto, cuando terminemos la tarea, si la próxima requiere nuevos documentos o herramientas, guardaremos u ordenaremos en su sitio habitual lo utilizado y volveremos a dejar la superficie de la mesa completamente libre y diáfana antes de disponernos a abordar la siguiente tarea.

Una de las claves para conseguir esto es concentrar todo aquello que vaya surgiendo como “pendiente” a lo largo de la jornada en un único sitio: la bandeja portapapeles que ya he mencionado. En ella iremos depositando todo lo que nos suponga una tarea o actividad; desde un papel para leer, un documento para valorar detenidamente, una carpeta para archivar, una grapadora atascada, una nota recordatoria, un pos-it con un teléfono anotado,… cualquier cosa. Próximamente hablaremos de cómo procesar lo acumulado en esa bandeja y la forma en la que abordaremos las tareas asociadas a cada documentos, notas u objetos.

Mientras estemos trabajando, la mesa sólo debe contener los documentos, carpetas y objetos que necesitemos utilizar en ese momento para la actividad que estemos desarrollando

¿Por dónde comenzar?

Seguro que alguno estareis pensando: “Si, esto está muy bien, pero yo ya tengo la mesa completamente atestada de carpetas y papeles, perfectamente desordenados en varias torres y no estoy dispuesto a perder dos horas de mi tiempo en organizarlos”.

Si este es tu caso te propongo un simple ejercicio que sólo te llevará unos minutos. Se trata de un plan de choque para comenzar a poner un poco de sensatez productiva en tu escritorio. No es la solución final, puesto que a ello llegaremos si procedemos periódicamente (normalmente al menos una vez al día) a recopilar y procesar todo aquello que nos perturbe o amenace con interrumpirnos, utilizando una metodología que nos ayude. Pero esto vendrá después.

Puesto que tenemos que comenzar por algún sitio, por dónde mejor que por el principio. Para ello vamos a necesitar sólo [a] una caja de cartón (su tamaño estará relacionado con el volumen de documentos, carpetas y otros objetos a ordenar), [b] una bandeja portapapeles (de la que ya hemos hablado) y [c] una papelera.

¿Preparados? Pues vamos a ello

1. Coloca todo lo que tengas sobre la mesa en la caja de cartón (“todo” significa “t-o-d-o“). No hace falta ordenarlo ni agruparlo. No te preocupes ahora del orden, es el momento del desalojo.

2. Una vez que hayamos introducido “t-o-d-o” en la caja vamos a ir procesando uno a uno los papeles u objetos. Extraeremos por “orden” inverso al que han sido introducidos; es decir, primero el documento o carpeta que se haya guardado el último. Un consejo: una vez que tengamos en la mano la carpeta, papel,… no volveremos a dejarlo dentro de la caja, por muy complicado que nos parezca ordenarlo o guardarlo.

3. Con cada uno de ellos tendremos que hacernos tres preguntas

La primera: ¿Necesito hacer algo con esto? Si la respuesta es “No” seguramente lo más oportuno es que lo coloquemos directamente en la papelera; pero si eres de los que te gusta dar una última oportunidad a las cosas antes de deshacerte de ellas, colócalo en el suelo, junto a la papelera. De esta forma te liberas del estrés que supone desembarazarte de algo que te ha estado acompañando durante los últimos meses.

Por contra, si la respuesta a esa pregunta es “Si” tendrás que enunciarte la segunda pregunta:

La segunda: ¿Soy yo quien debe hacerlo o es otra persona?. Si no eres tú quien debe realizar la tarea o acción asociada a lo que en este momento tenemos en la mano, deberemos decidir quién es el responsable de su realización y colocar un pos-it con una simple anotación: Para entregar a Pedro; y lo colocaremos para iniciar otro montoncito.

Si finalmente decides que inevitablemente eres tú la persona adecuada para realizar la tarea, debes realizarte la última pregunta:

La tercera: ¿Debo hacerlo ahora, inmediatamente, o puedo hacerlo más adelante? Si debes hacerlo ahora, deposítalo en la bandeja portapapeles en donde colocaremos todo aquello que requiere una intervención rápida.

Si has decidido que la tarea o acción puede posponerse para más adelante inaugura el último montoncito de papeles: los que realizarás algún día, cuando puedas.

Una vez que hayas llegado al fondo de la caja y la tarea de procesar haya concluido habrá que comenzar a abordar cada uno de los dos montones que hemos creado.

1. El montón que hemos colocado junto a la papelera: Repasa rápidamente lo que has ubicado en él. No es necesario que vuelvas a hacerte las preguntas clave. Simplemente valora si es necesario guardar el papel o documento. Si finalmente decides que no merece la pena, introdúcelo en la papelera. Si quieres darle otra oportunidad colócalo en el montón de cosas que harás en el futuro, “algún día”.

2. La pila dedicada a cosas a derivar a terceros. Este es fácil puesto que has ido colocando una etiqueta con el destinatario último, simplemente sal al pasillo y comienza a realizar el reparto. Conviene que tomes nota en un folio en blanco lo que entregas y a quien lo entregas. En una siguiente fase tendremos que ordenar y recordar estas anotaciones.

3. El montón de tareas o acciones a realizar en el futuro, algún día. Colócalo fuera de la mesa, pero no muy lejos puesto que tendremos que tomar decisiones sobre lo que hacer con ello… pero eso lo haremos en la siguiente sesión de trabajo de orden productivo.

Nuestra primera fase de trabajo ha concluido. Recuerda que los objetivos que perseguiamos eran:

  • Dejar completamente diáfana nuestra mesa o escritorio de trabajo
  • Colocar en la bandeja portapapeles todo aquello sobre lo que tengamos que actuar o tomar alguna decisión
  • Agrupar todo lo que nos suponga alguna acción o tarea en el futuro
  • Tirar a la papelera lo que consideremos inutil o inservible

De momento ya tienes limpia y diáfana la mesa de trabajo. Siéntate y disfruta. Te lo has ganado.

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