Zona productiva: Gestiona interferencias

AnotaciónYa se que no seré original al tratar aquí este tema. Las interrupciones y la interferencias han sido consideradas suficientemente en muchos de los grandes blogs sobre productividad personal. No pretendo, por tanto, recoger ideas y sugerencias de unos y otros y agruparlas aquí, sino contar mi experiencia, como lo hago yo.

Las interferencias no deseadas (o inoportunas) en nuestro trabajo se producen tantas veces que merece la pena que le dediquemos unos minutos para contar cómo me organizo con la intención de no dejar de ser productivo a pesar de ellas.

Evitar las injerencias es simplemente imposible. En la sociedad en red, con la cantidad de fuentes generadoras de información o herramientas de comunicación, es inevitable que nos lleguen esas interrupciones. Por lo tanto, no luchemos contra los elementos intentado aislarnos (no es aconsejable y en muchas ocasiones es imposible) sino que aprendamos a gestionar adecuadamente estas intromisiones.

Antes de continuar quiero aclarar mi definición del concepto de “interferencia”. No quiero tratar ahora nada relacionado con aquellas interrupciones que podemos evitar. Por ejemplo, podemos obviar el notificador del correo electrónico que nos avisa que tenemos un correo nuevo; o el “chivato” de Twitter o Facebook,… Evitar estas interferencias es tan “sencillo” como simplemente desconectarlos cuando estamos concentrados en otra cosa. Me interesa tratar aquí y ahora aquellas interrupciones que, hagamos lo que hagamos, no podemos evitar en el día a día.

Imaginaos que estamos atendiendo a un ciudadano, o redactando un informe, o el acta de la última reunión o un correo importante. Y justo en ese momento, cuando el nivel de concentración es alto, cuando fluyen las ideas o cuando estamos más interesados en mantener una escucha activa a lo que nos está contando el usuario, justo en ese momento [1] suena el teléfono, o [2] un compañero se acerca a tu mesa para informarte de la suspensión de la reunión del mediodía, o [3] te cruza por la mente una idea para comentar con tu jefe.

Es de sobra conocida la incapacidad humana para la multitarea, es decir, para ejecutar varias tareas al mismo tiempo y con igual intensidad. Por lo tanto cuando nos llega una interferencia sólo podemos gestionarla de dos maneras. [a] La más habitual es atender lo urgente. Priorizamos lo que nos ha llegado en último lugar porque consideramos más efímero y por tanto creemos que le dedicaremos poco tiempo y esfuerzo para resolverlo. Es uno de los errores productivos más comunes y al mismo tiempo más fáciles de corregir.

[b] Gestionamos la interrupción de una forma productiva, de la siguiente forma:

1. No permitas nunca la interrupción. Es imposible no dedicarle unos segundos al compañero que nos arroja el mensaje de la reunión, o dedicarle una mirada furtiva al visor del teléfono mientras atendemos al usuario para ver quien nos está llamando. Pero no podemos dedicarle más allá de esos poco (preciosos) segundos.

2. No dejes que la idea, el recordatorio, la sugerencia, o la llamada se pierda. Tampoco sería productivo. No queremos interrupciones pero le debemos dedicar a la interferencia la suficiente atención como para recoger una mínima información, sin pretender hacer nada con ella.

3. Aprende a posponer, a programar. Casi nada de lo que nos llega durante nuestra jornada es urgentemente vital. Por lo tanto, aprende a programar. Si no es urgente, puede esperar. Toma nota, escribe brevemente lo que no quieres olvidar. Basta con anotar algo así como: [1] “Llamar al 60634567”, o [2] “Preguntar a Pedro Reunión”, o [3] “Jefe: nuevo diseño”.

4. Continúa con lo que estabas haciendo antes de la interferencia. Intenta volver rápidamente a concentrarte en el punto en el que te encontrabas. Libera tu mente de ese percance (tranquilo, no es urgente y lo tienes anotado, no se te olvidará). Continúa redactando el acta o el correo, o atendiendo correctamente al usuario que tienes delante.

5. Procesa lo anotado en el momento adecuado. ¿Has terminado lo que estabas haciendo? ¿Terminaste el correo o el acta? ¿Has concluido con la atención al usuario? ¿Tienes unos minutos hasta que vuelvas a abordar una nueva actividad?. Es el momento de procesar la nota (o las notas, si han sido varias). [1] Haz la llamada al número que has anotado; [2] Pregunta a Pedro sobre el motivo de la suspensión de la reunión, o [3] llama a tu jefe para comentarle la brillante idea que se te ocurrió hace unos minutos. Ahora sí debes dedicarle el tiempo que necesite la interferencia porque ahora ya no se trata de una interferencia, sino de una tarea a la que hay que dedicarle el tiempo necesario para realizarla adecuadamente.

Trataremos aquí próximamente la forma en la que David Allen (Getting Things Done) propone que abordemos las tareas a realizar, en función de contextos. Pero ese es otro tema a desarrollar.

Finalmente un consejo productivo: Es muy frecuente que para tomar todo tipo de notas utilicemos (lo hacemos indiscriminadamente) el típico taco de posit. Considero un gasto excesivo para realizar una anotación de este tipo. Para conseguir ser además de productivo, eficiente os aconsejo que elaboréis una libreta ecológica. La idea no es mía, sino de Jerónimo Sánchez (El Gachupas). Se trata de reutilizar los cientos de folios impresos por una cara y que desechamos porque “ya los he leído”, porque resulta que “no era lo que yo quería imprimir” o porque “lo he impreso sin querer”. Pues bien, simplemente recogemos un taco de esos folios, los cortamos al tamaño que deseemos la libreta ecológica (con un cuter, con una regla o con unas tijeras) y sujetamos el montoncito de hojas con un simple clip. Ya tenemos una libreta ecológica, barata y práctica. Cuando queramos deshacernos de una hoja simplemente separamos el clip y la desechamos.

Fácil, barato y ecológico.

Y tú, ¿cómo gestionas las interferencias?

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