Zona productiva: Los recordatorios, tan ignorados como necesarios

notasEstoy inmerso en una avalancha de acciones próximas, de proyectos inacabados, de nuevos proyectos por iniciar, de alertas en el calendario, que unido al replanteamiento de mi sistema de organización, que ya comenté hace unos días, provoca un pequeño colapso al que debo encontrar una salida con urgencia.

Además, y por si esto fuera poco, ando colocando los cimientos sobre los que intento construir mi nuevo [reformado] sistema productivo. Este momento de catarsis y de redefiniciones hace que repare en detalles que en circunstancias normales pasan completamente desapercibidos, pero que en las situaciones como la actual permite valorar realmente la importancia de estos detalles.

Uno de ellos es el sistema de recordatorios que utilizamos para no olvidar todo aquello que consideramos importante o trascendente. Desde  una nueva tarea a realizar, hasta la idea que nos asalta en medio de una reunión, o la cita ineludible a la que no podemos faltar.

El sistema que utilizamos para recordar cosas pendientes debe ser lo suficientemente fiable como para permitir liberarnos de la paradoja que supone no olvidar la tarea de recordar una tarea a realizar. Todos tendemos a recuperar de nuestra memoria los elementos almacenados en ella siguiendo dos criterios: 1] el acto, la idea, la cita que se ha recogido más recientemente y 2] la acción que consideramos más intensa en función de una valoración completamente subjetiva, influenciada por la impresión obtenida en el momento en el que se recogió el recordatorio. Éstos no son los criterios más adecuados para referenciar nuestra actividad productiva.

Por otra parte, si conseguimos eximir a la mente de esa responsabilidad ésta podrá dedicarse a cuestiones mucho más productivas y eficaces: concentrarse en lo que estamos haciendo, ayudar a planificar sin distraciones…

Pero, por experiencia se que no es válido cualquier sistema de recoratorios. Uno de los más utilizados cuando nos encontramos sentados en nuestra mesa de trabajo, ante nuestro ordenador, es el de anotar rápidamente en un pos-it la idea que cruza o la fecha de la cita concertada y pegarlo en el mejor lugar para para no olvidarlo: en el borde de la pantalla del ordenador. Aparentemente rápido, seguro y eficaz. Lo recordaremos si o si, puesto que lo tendremos constantemente ante nuestros ojos y, por si fuera poco, en color amarillo chillón.

Bien, pues éste es uno de los peores sistemas para recordar eventos, puesto que, además de la distración introducida por todas esas notas desordenadas, en pocas horas la pantalla del ordenador dejará de parecerse a lo que realmente es y estará completamente empapelada con multitud de notas amarillas que impedirán que veamos y recordemos qué era eso tan importante que debía hacer en este momento.

Está demostrado que si el sistema de recordatorios que utilicemos no es suficientemente eficaz nuestra atención no reparará sobre lo verdaderamente importante e inmediato, sino nos será mucho más cómodo fijarnos en aquellas tareas o eventos más fáciles y sencillos de realizar. Si no existe ningún indicador que nos permita priorizar (en función del criterio que nosotros elijamos) cual es la tarea que debo abordar primero y cual puedo posponer para más tarde, mi productividad se verá mermada, incluso realizando concienzudamente multitud de tareas y acciones pendientes.

Por todo ello, elegir un buen sistema para no olvidar todas aquellas tareas que debemos emprender (ahora, mañana, o quien sabe si alguna vez) es fundamental para asentar nuestro sistema de productividad. Algo tan importante y tan poco valorado.

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4 pensamientos en “Zona productiva: Los recordatorios, tan ignorados como necesarios

    • El correo electrónico es una herramienta que se utiliza muchísimo como sistema para recordar. Yo también lo utilizo para enviar tareas o citas pendientes a mi Evernote.
      Felix, gracias por comentar.

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