Colaborando en el hackeo de la Administración

papeleraDavid R. Jordán (@davidrjordan) proponía hace unos días en su Funkziuni una propuesta, a la que ha denominado simpleGov que persigue “reinventar entre todos” los procedimientos que realizamos en la administración, con el objetivo de reducir la carga burocrática, evitando duplicidades y solapamientos.

La tarea que propone David tiene su enjundia. Tanto que para que fructifique, la única (o casi) forma de llevarla a la práctica es a través de la participación activa y proactiva de los trabajadores de los distintos niveles y sectores de la administración.

David propone la utilización de una wiki como herramienta de trabajo, que ha denominado de la misma forma que a la propueta de mejora: simpleGov, con acceso abierto (en principio, a intervenir en los debates que se vayan produciendo) a todo el que quiera participar.

(pinchar sobre la imagen para ampliar)

Si os pasáis por allí vereis que las aportaciones (aún) son pocas. Una de ellas es la propuesta de “arranque” que me he atrevido a realizar. Lo hago con un mapa mental que refleja la tormenta de ideas que me asaltó (así, sin anestesia) dándole vueltas al tema después de leer tanto el post de David como el de Antonio Galindo (@antoniogalindog) en su Administración Local 2.0. Lo que pretendo hacer aquí y ahora es explicar con algo más de detalle lo que he representado en el mapa.

Me parece un proyecto ilusionante, ambicioso (aunque a priori pueda no parecerlo) y, como consecuencia de ello, complejo, no sencillo; por lo que, bajo mi punto de vista es necesario sistematizar (desde antes incluso, de su inicio) la Misión, Visión y Valores (un clásico) que nos nos mueven y buscamos en la elaboración y desarrollo; fundamentalmente para que nadie se llame a engaño y todos sepamos exactamente qué buscamos y cómo la vamos a buscar.

La propuesta que expongo parte de una necesidad: la de generar una sistemática de trabajo que permita estandarizar la forma de introducción de propuestas y el contenido de las mismas, y en el caso de que hubieran un número importante de sugerencias y aportaciones,  que facilite la redacción de las mismas y la posterior socialización de propuestas similares o relacionadas y, por supuesto, que nos permita compararlas y resumirlas.

Recogiendo las intervenciones en la wiki tanto de Antonio Galindo, como de David R. Jordan, propongo dividir esta plataforma de trabajo, al menos, en dos grandes bloques:

Primera:

Propuestas de simplificación de tareas y/o procesos que, bien realizamos en nuestro trabajo, bien “sufrimos” como administrados y que por nuestro conocimiento del funcionamiento interno de la administración podemos elaborar una propuesta de mejora, de simplificación, de desburocratización.

Segunda:

Experiencias de nuestro día a día. Aquí podemos incluir tareas o procesos que consideramos ejemplos a seguir (por su simplicidad, por su coherencia práctica, por su economía burocrática, por el aporte de calidad respecto al ciudadano,…) o a no seguir (por su innecesaria complejidad, por la duplicidad o solapamiento de acciones, por el exceso burocrático que acarrea,…)

Con respecto a las propuestas de simplificación, propongo ordenarlas, agrupándolas por cualquiera de estos tres criterios:

  • Macroprocesos o Procesos
  • Por estar encuadrados en cualquiera de estos tres grandes apartados:
  • Estructura: todos aquellos procesos o tareas relacionados con la ordenación o disposición de éstos dentro de la administración.
  • Procesos: las tareas que tienen que ver con la ejecución y sucesión del conjunto de actividades que se realizan.
  • Resultados: tareas o procesos de relacionados con los resultados obtenidos como consecuencia de la actividad.
  • Por áreas de la administración (educación, turismo, sanidad, obras públicas,…)

Personalmente me parece más correcto utilizar la primera de las agrupaciones propuestas (procesos o macroprocesos) puesto que permite realizar un ajuste mucho mas fino.

Con respecto al bloque de Experiencias, sugiero realizar un formulario en donde, a través de campos “cerrados”, permita una exposición guiada, pero suficientemente abierta como para facilitar una redacción detallada.

Este formulario de recogida de información podría estar estructurado en los siguientes apartados:

  • Nombre del procedimiento/tarea/proceso
  • Area de la admón. donde se realiza
  • ¿De qué hablamos?. en donde se reflejarán los objetivos que persigue la tarea o el proceso y el contexto (básico) en el que se desarrolla.
  • ¿Cómo lo hacemos?. Se dejará constancia en este apartado del desarrollo más o menos detallado de los pasos que componen el procedimiento.
  • Fecha en la que se realiza la exposición/socialización de la experiencia.

El objeto no es otro que provocar una mínima sistemática tanto de cumplimentación y redacción como de archivado, con el objetivo de poder agrupar propuestas o experiencia similares o complementarias que pudieran estar relacionadas.

¿Qué os parece?

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