Prioridades

Uno de los grandes déficits de la mayoría de los sistemas de productividad personal es el concepto de Prioridad, ya que utilizan este criterio de una forma reactiva y no proactiva como sí lo hace GTD.

Hasta hace poco yo aplicaba el criterio de Prioridad como sinónimo de urgencia. Una tarea era prioritaria si era urgente su realización. Un proyecto pasaba a ser prioritario si era urgente su finalización.

De esta forma, la Prioridad deja de ser una forma de selección proactiva de tareas a realizar. Es justo lo contrario. Decidimos reaccionar y calificar como preferente una acción cuando ya es demasiado tarde para realizarla con mesura y tranquilidad. La marcamos como prioritaria cuando hay que terminarla cuanto antes. ¿Existe una actitud más reactiva que ésta?.

Incluso en algunas aplicaciones ideadas para ayudarnos a ser productivos, como el caso de Remember the Milk (RTM), fijan hasta tres niveles de prioridad, en función siempre del nivel de urgencia. Ese es uno de los grandes defectos que yo siempre he encontrado a esta aplicación.

Pero por si fuera poco, las prioridades basadas en las urgencias son inestables. Hoy puedo tener emergencia por terminar un proyecto, pero es posible que mañana tal proyecto pase a un segundo nivel de urgencia porque existe otro que ha debutado con algún fleco no controlado y que ha pasado a ocupar la primera posición en el ranking.

Sin embargo, GTD utiliza otros criterios distintos a la urgencia para trazar las prioridades. Principalmente usa los contextos. Se podrán abordar tareas en función del lugar y situación en el que nos encontremos.

En GTD lo importante es el aprovechamiento racional de los tiempos. Soy productivo si hago cosas que me acercan a mis objetivos. Si además soy proactivo y preveo con antelación el camino de debo recorrer, tengo espacios para ir completando acciones en función a] del lugar en donde me encuentre, b] las herramientas o accesorios que pueda encontrar a mano, c] el tiempo de que disponga y d] la capacidad de concentración o de esfuerzo de que me sienta capaz en ese momento.

Aquí las cosas dejan de ser urgentes para hacerse, sin más. Aprovechar el tiempo, hacer la acción que pueda hacer y no empeñarme a llevar a cabo tareas que, o no puedo desarrollar ahora, o no puedo realizarlas correctamente.

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5 pensamientos en “Prioridades

  1. For implementing GTD you can use this application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, and a calendar.
    Syncs with Evernote and Google Calendar, and also comes with mobile version, and Android and iPhone apps.

  2. Hola Juanjo. Te debía un comentario al post.
    En general, estoy de acuerdo contigo: la priorización de tareas a la antigua usanza es reactiva. Sin embargo la posibilidad de marcar de forma especial alguna tarea, llámese “prioridad”, “destacar” o lo que sea, puede ser muy útil.
    Como alguna ocasión he comentado, soy usuario pro de Remember the Milk (aplicación que pones como ejemplo de mal uso de las prioridades) y reconozco que no es la aplicación ideal para utilizar con GTD pero, créeme, se puede adaptar; de todas las que he probado (y son unas pocas), de momento no la cambio por ninguna.
    En mi opinión, y siendo ortodoxos con GTD, las prioridades deben ser el primer criterio para la selección de tareas. Pero por prioridad no debe entenderse el que califiques una tarea de 1, 2, 3 ó rojo, azul, turquesa. No. La prioridad, como tú mismo señalas, viene determinada por las “cosas que me acercan a mis objetivos”.
    Esta es mi forma de priorizar. Y este proceso tiene lugar durante la revisión semanal. Los proyectos que he dejado como “activos” son los que marcan qué resultados inmediatos quiero conseguir para acercarme a mis objetivos. Al mismo tiempo elijo qué tareas me hacen avanzar hacia esos resultados y son las que se quedan en la lista “PRÓXIMO”. Con esto ya he priorizado. Todo lo que dejo en mi lista es lo que me acercará durante la semana próxima a mis objetivos o bien son cosas de mis áreas de interés que tengo que hacer sí o sí.
    Durante la semana, para elegir qué hacer de entre las tareas priorizadas (las que están en la lista “PRÓXIMO”), selecciono por el contexto en el que estoy. Con este segundo criterio de selección normalmente tengo suficiente, pues si la lista ya se filtra con menos de 15 tareas puedo elegir con un simple vistazo y mi intuición.
    Solo cuando el contexto es muy recurrente, como es en mi caso “pc-oficina”, necesito aplicar el tercer y cuarto criterio de selección: energía y tiempo disponible. Aquí filtro por “centrado” (energía a tope y más de 5 minutos requeridos), “zombi” (energía bajo mínimos y más de 5 minutos necesarios) o “pim-pam” (energía bajo mínimos y menos de 5 minutos necesarios); los nombres están inspirados en Jeroen Sangers, antes eran “e+t+”, “e-t+” y “e-t-“, respectivamente.
    Y, como te decía, la funcionalidad “prioridad” de RTM es anecdótica, aunque útil. Yo por ejemplo la uso en los siguientes casos:
    – Prioridad 1 (rojo): tareas que tengo que hacer hoy, para que me salte en una lista automática de “ALERTAS”.
    – Prioridad 2 (azul): tareas que debo hacer para que otros puedan seguir avanzando en un proyecto. Una forma de advertirme cuando puedo ser un “tapón”.
    – Prioridad 3 (turquesa): sólo para el caso de que haya varias tareas de un mismo proyecto en la lista “PRÓXIMO” que vayan encadenadas. De esta forma señalo cuál debo hacer en primer lugar.
    Así contado parece un poco lioso, pero con la práctica es algo que se hace de forma intuitiva y que facilita elegir qué hacer en cada momento.
    Algún día tengo que retomar los post sobre GTD que están en la incubadora, pero ahora tengo unos proyectos entre manos en los que tengo que centrar mis esfuerzos; a veces hay que aprovechar las oportunidades del momento para acercarnos a nuestros objetivos 😉
    Prometo volver con más frecuencia a comentar. Nos leemos!

    • Gracias por comentar David. Yo también utilicé durante mucho tiempo RTM y estoy de acuerdo contigo en que debidamente configurado (y jugando con las búsquedas y las Listas inteligentes) puede sacarse mucho partido. Realmente se trata de una aplicación muy moldeable que se ajusta a lo que quieres, ya seas seguidor ortodoxo de GTD o innovador productivo que aplicas ideas propias a GTD.

      Pero en mi extensa relación con RTM utilicé muy esporádicamente sus Prioridades; y cuando lo hice no supe sacarle resultado, me provocaban más aturdimiento que ayuda. De todas formas tampoco quería yo poner a RTM como ejemplo de mala interpretación del modelo de David Allen.

      Me ha parecido muy interesante las interioridades de la práctica de tu sistema, sobre todo en tu establecimiento de prioridades y su alineación a tus objetivos a corto y medio plazo. Coincidimos en la sistemática.

      Gracias por pasarte por aquí. Tus aportaciones enriquecen el contenido de este sitio 😉

  3. Pingback: Prioridades | @JuanjoCaba | FunkziUni

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