El eslabón más débil de mi GTD

eslabon debilEl flujo de trabajo en GTD incluye cinco fases (recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer) y todas ellas es necesario realizarlas con una intensidad y habilidad parecidas. La eficacia del sistema es directamente proporcional a la coherencia con la que desarrollemos todos y cada uno de los pasos.

Cuando una fase no es desarrollada correctamente el conjunto queda seriamente dañado. Podemos recopilar y procesar perfectamente, con pericia y un control total sobre esas fases, pero si fallamos en el desarrollo de los siguientes pasos serán valdíos, o al menos no tendrán la eficacia que se espera de ellos.

La sistema es tan débil (o tan fuerte) como débil es el paso que menos dominemos.
Es necesario, por tanto, practicar buscando el equilibrio.

En mi caso personal, cometo muchos errores. Algunos de los cuales son:

Recopilar. Creo que lo hago de forma correcta. Descubrí que tenía demasiadas bandejas de entrada (sobre todo virtuales) y las reduje drásticamente. Supongo que aún debo esforzarme más, puesto que intento disponer de una por cada situación o entorno en el que me encuentre. Como digo, y aunque estoy en proceso de racionalización, las tengo bien controladas.

Procesar. Uno de mis fallos es el de intentar procesar al tiempo que recopilo. Es una tentación hacerque cualquier tarea que entra en mi sistema rápidamente sea ubicada en el sitio que yo considero que le corresponde y con las características que considero que debe tener. Intento corregirlo. No obstante, salvando este detalle, creo que con la herramienta informática que utilizo este paso lo hago rápido y sencillo. Estoy satisfecho con él.

Organizar. Aquí tengo todavía que mejorar. No encuentro la forma de ordenar (organizar) las diferentes tareas o proyectos una vez que han sido colocadas en el sistema. Reencontrar una mejor ubicación en función de criterios variados (lo primero que debería hacer es establecer claramente esos criterios, por lo que es posible que este punto esté muy relacionado con la mejora de la planificación vertical) es uno de mis grandes déficits.

Revisar. Decía David Aguayo (Du tudú) que para los que todavía no tenemos interiorizado el 100 por 100 del sistema, nos cuesta muchísimo proceder a la revisión del mismo (sobre todo a la Semanal). Bien es cierto que una vez que hemos superado la pereza inicial y estamos inmersos y concentrados en esta fase, nos sentimos mucho mejor puesto que sentimos que el control va aumentando y que diferentes detalles que hasta ahora habíamos desatendido están perfectamente controlados. Por lo tanto, mi gran objetivo en esta fase es sistematizar la Revisión Semanal e integrarla en mi rutina habitual.

Hacer. Pues parece mentira, pero aquí fallamos muchos de los practicantes de GTD. Parece mentira que después de haber realizado todos los anteriores pasos o fases (con mejor o peor resultado, con mejor o peor acierto, pero dedicándole tiempo y esfuerzo a cada una de ellas) no sepamos hacer lo que hemos previsto hacer. Al menos a mí me pasa. Tengo una serie de tareas a las que les adjudico un fecha final puesto que considero que debo terminarlas en ese período (no las coloco en el calendario puesto que no disponen de fecha y hora concretas). Pues bien, mi objetivo diario es realizar esas tareas que tienen fecha de caducidad del día de hoy; pero olvido el resto de tareas. Concentro todos mis esfuerzos en realizar las que tengo previstas para hoy, o en el mejor de los casos, intento comenzar alguna prevista para mañana, pero desatiendo el resto. Con lo que mi relación de Próximas acciones ordenadas por contextos va aumentando día a día. Cuando soy consciente de esta actitud tan reactiva pongo empeño en ir eliminando algunas de ellas, pero con desorden y sin control. No las realizo en función del contexto o el grado de concentración necesario, a pesar de estar procesadas de esta forma. Creo que de todos mis eslabones que componen la cadena de práctica GTD, para mí éste es el más debil de todos.

En fin, creo que dar publicidad a los déficits de mi desarrollo de GTD (mis eslabones más débiles) no sólo me permitirá ayudar a otros que se encuentren en situaciones parecidas a las que cuento aquí, sino que me ayudan a mí personalmente a verbalizar y ser consciente de las mejoras que debo introducir.

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2 pensamientos en “El eslabón más débil de mi GTD

  1. Hola Primero quiero agradecer por exponer siempre casos que generan crecimiento y aprendizaje.

    Bien entrando en el tema que abriste, creo que estuve y he tenido cada uno de esos problemas. De hecho, ahorita estoy por hacer una primera recopilación para empezar todo de nuevo. Te escribo porque una de las limitantes más grandes que encontré fue no haber definido los niveles mas altos de la planificación.

    Tener bien definido la vida (Los + 50.000 pies), al igual que la visión para los próximos 5 años, éstos son importantes para en la revisión semanal eliminar esas acciones que nos sacan de nuestro foco.

    Ademas cuando organizamos todo por contexto y notamos que todos se están llenando, ahí es donde entran de forma vital las revisiones semanales y diarias en la cual debemos simplemente entender que escapa de nuestra capacidad hacer ese montón de cosas. Este hecho permitirá que todos nuestros niveles se reestructuren desde las acciones, los contextos, los proyectos hasta los nivele mas altos en la visión, todo debe estar en continua evolución. Creo que es así como el nombre de tu blog lo dice y le agrego: MI GTD es BETA PERMANENTE.

    Otra cosa que note es que el GTD es el que esta en los libros, existen miles de aplicaciones formas pero al final es el mismo sistema, tratar de ser fiel a el puede ser clave.

    Muchísimas Gracias Por permitirme escribir si alguien mas escribe por aquí finísimo porque también necesito esa ayuda…

    Pedro Miguel G.
    @PMiguelG

    • Gracias a ti Pedro Miguel por pasar por aquí y participar.

      No puedo estar más de acuerdo contigo en que es necesario hacer una revisión de los objetivos (niveles) más altos por los que luchamos (o nos gustaría luchar) para focalizar los proyectos y las acciones que realizamos día a día.

      Además de la fundamental revisión semanal, y o realizo otra revisión mensual de mis Areas de responsabilidad. En ésta es cuando alinéo con más detalle mis actividad diaria con mis grandes objetivos vitales. Realmente es una labor que requiere visión, un esfuerzo por visionar el contexto en el que te encuentras y disponer de una perspectiva global.

      También esto y de acuerdo contigo en la necesidad de ser ortodoxo en la aplicación del método GTD, aunque en ocasiones tenemos que adaptar detalles a nuestra ideosincrasia.
      Yo también estoy en Beta Permanente con mi GTD [y con otras muchas cosas más ;-)]

      Gracias por aportar.

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