Mi carpetas de proyectos

folderSoy un apasionado de la virtualización de documentos. No es este el lugar ni el momento para hacer una apología de la digitalización y de las muchos e importantes beneficios que aporta, pero yo le saco un gran partido y me gustaría compartir mi sistema de organización de carpetas de proyectos.

Una de las conscuencias prácticas de ese convencimiento es el hecho de que prácticamente no manejo documentos en papel cuando trabajo en algún proyecto, o mejor, no guardo prácticamente ningún documento en papel como apoyo o archivo de los proyectos.

Y no es porque los destruya o porque me resista a leer en formato papel, sino porque si encuentro un documento que quiera conservar o consultar posteriormente como documento de apoyo, lo virtualizo o lo escaneo.

Esto provoca que toda la documentación y archivos derivados del trabajo en cualquier proyecto los guarde en una simple carpeta virtual que alojo en mi pentdrive (es cierto que seguramente no es el mejor lugar para guardar ducomentos preciados, pero eso es tema para desarrollar en otro post)
Lo cierto es que me preocupo por tener todo el material generado en un solo carpeta. Evidentemente la nombro con la denominación del proyecto y en ella incluyo varias subcarpetas. He dicidido que no quiero generar una profundidad de archivos importante, por lo que limito el número de subcarpetas.

La carpeta de cualquier proyecto suele contener 3 ó 4 subcarpetas, que son: “Documentos de apoyo”, “Reuniones” (actas, orden del día,…), “Mapas mentales”, y alguna otra en función del tipo de proyecto.

En ellas incluyo toda la documentación que, en algún caso, pueden llegar a ser hasta decenas de archivos y documentos.

Por otra parte tengo la costumbre de no eliminar la carpeta de cualquier proyecto ya finalizado. La conservo intacta, tal cual la dejé el úlitmo día que trabajé con ella.
Para permitir cierto orden he generado tres grandes carpetas:

  1. Proyectos futuros”, en donde guardo carpetas de proyectos que aún no toca desarrollar, pero de las que ya he acumulado alguna documentación o elaborado algún mapa mental como tormenta de ideas.
  2. Proyectos activos”; aquí alojo todos los proyectos en los que estoy trabajando en este momento (entre 15 y 20). Ni qué decir tiene, que es una carpeta visitada y consultada constantemente.
  3. Proyectos terminados”. Aquí es donde guardo las carpetas de los proyectos que ya di por finalizados (en este momento puede contener aproximadamente 50 carpetas)

Aunque aparentemente esta última carpeta puede parecer una zona no frecuentada, no es así. Recurro con muchísima regularidad a su consulta o busco algún documento antiguo que me ayudó en su momento. Es un repositorio excepcional, no sólo de documentación de consulta, sino también de experiencias pasadas y que visito con relativa frecuencia.

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