El análisis causal de las metas incumplidas en GTD

Cuando comenzaba mi andadura por GTD e intentaba interiorizar el método y la sistemática de su aplicación, recuerdo que elaboré una tabla-formulario en mi procesador de texto con el objetivo de explicitar regularmente mis avances y fallos, los obstáculos que iba encontrando y las soluciones que iba implantando. El ojetivo no era otro que documentar semana a semana aquellas cuestiones que yo entendía sensibles e importantes, pero que la rapidez con la que se desarrollaban todos los acontecimientos profesionales y personales no me permitían observar. Quería rendir cuentas ante mí mismo de lo que había hecho durante la última semana, los objetivos y metas marcados y cumplidos, y lo más importante, las metas incumplidas. Debajo de ese espacio en el que redactaba en formato viñeta aquellos objetivos que no había sabido o podido completar, coloqué un espacio generoso que lo titulé “Motivos”.

Los “Motivos” no eran otra cosa que las causas que, a mi entender habían provocado el incumplimiento de las metas fijadas. Pretendía profundizar en el estudio y posibles soluciones. Quería averiguar los “por qués” de mis incumplimientos y realizar un pequeño pero importante examen cualititativo de las causas.

Ese análisis causal no está recogido en el sistema de David Allen. No obstante, a mí me parece fundamental para detectarlas e intentar corregirlas (al estilo de Deming).

GTD propone realizar exhaustivamente la revisión periódica (generalmente cada semana) de todos los apartados susceptibles de interaccionar con la realidad diaria en el corto plazo. En el caso de que las tareas, grandes tareas o proyectos no se hayan podido realizar en la medida en la que se había previsto, nuestra labor se centra en reajustar y definir nuevas metas a cumplir en los próximos días. Es decir, contra el desajuste con la previsión realizada, la propuesta se reduce a redefinir las metas.

Esta fase del sistema GTD siempre me ha parecido incompleta. Me sorprende que un modelo basado en la mejora contínua, en el que se propone la revisión y supervisión constante de todos los detalles en él incluído, deje “abierto” el círculo de mejora olvidando introducir un análisis tranquilo y profundo de las causas de incumplimiento y la elaboración de unas propuestas que permitan aplicar técnicas de corrección.

Pues bien, eso era lo que yo pretendía en aquel antiguo formulario que cumplimentaba semana a semana. Tengo que reconocer que aquella rutina la fui abandonando sin saber muy bien el motivo, supongo que sería por lo de siempre: prisas, saturación de trabajo, economizar tiempos,… Pero en momentos en los que siento que debo recuperar el foco, volver a retomar el camino correcto para llegar a mis metas y objetivos, echo de menos aquellos minutos que me permitían, a la vista de los objetivos incumplidos, detectar las causas que lo habían provocado y evitarlas en lo sucesivo.

Siempre he pensado que el análisis causal es una asignatura pendiente del sistema GTD.

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5 pensamientos en “El análisis causal de las metas incumplidas en GTD

  1. Nunca lo había pensado. Pero quizás añadir un análisis con tanta frecuencia pueda ser casi desmotivador, no?
    Voy a plantearme meter este análisis en mi revisión a 9000 metros, que en mi caso la hago trimestralmente. Ahí creo que sí que puede cobrar una utildad importante, al no solo revisar la marcha de los objetivos anuales, sino analizar las causas de los abandonados o renegociados. A ver que tal.

  2. No existe la perfección en todo, y siempre hay un margen para el error y la mejora, y lo que es bueno para unos, puede no serlo para otros. A medida que avanzamos vamos adaptando y mejorando el método a nuestras circunstancias cambiantes.

    • Efectivamente, así es. Pero ya sabes que muchos ortodoxos del sistema critican cualquier modificación de las metodologías GTD. No obstante, creo que tenemos que hacer una labor de interiorización y adaptación a nuestras circunstancias, expectativas y herramientas.

      Gracias por pasarte por aquí y comentar.

  3. A mi parecer, si lo echas en falta es porque planteas GTD como lo que no es. No es un sistema para establecer metas -en cuanto a fijar estáticamente periodos, plazos etc.- sino más bien en conocerlas y estructurarlas. Hacer lo que tú dices, en tu caso puede estar bien, pero está claro que le quita flexibilidad al sistema y, además, se “preocupa” de algo que no es el eje principal de GTD.

    Teniendo en cuenta que “lo que tienes que hacer, lo tienes que hacer” tarde o temprano, seas consciente o no, el metodo GTD te ayuda en ambas cosas, hacerlo en el mejor momento y ser consciente de ello. A parte de todos los beneficios derivados de este método como la alineación de los proyectos inmediatos con el largo plazo, etc etc.

    Lo que tu comentas, no puede ser flexible. Precisamente porque el incumplimiento de las tareas, puede ser debido a factores externos que no puedes controlar, por lo tanto, organizar en el sistema. Como mucho, puedes adaptarte y hacerlo cuando puedas, sabiendo que lo tienes pendiente. Si el incumplimiento es por factores internos (moral baja, poca energía, etc) ahí ya toca igual asignar el “proyecto” que consideres para subsanarlo.

    No diré que a ti no te pueda ser útil pero no estoy de acuerdo en que sea “una asignatura pendiente” de GTD. Igual deberías echarle un ojo al método “pomodoro”… (y se pueden combinar sin problemas).

    Saludos,
    Fran

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