El hábito de la recopilación

La recopilación es uno de los principios fundamentales en los que se basa la productividad personal. David Allen (es inevitable mencionarle en este tipo de cuestiones) lo denomina “captura“. Para él éste es el primero de los hábitos que nos permiten y ayudan a obtener el control.

Recopilar o capturar consiste en extraer todo lo que tengamos rondando por la cabeza. “Aislar de una manera consciente y objetiva lo que nos llama la atención” (D. Allen). Es mucho más que elaborar un listado de cosas pendientes. Se trata de provocar una introspección en tus subconsciente, evitando el análisis (no es el momento, después procederemos a analizar).

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GTD no es un sistema de gestión de proyectos

GTD no es un sistema de gestión de proyectos. En ello coincidimos muchos los que, en mayor o menor medida, trabajamos con él. El modelo de David Allen se centra muy especialmente en la gestión de tareas simples o de proyectos cuyo desarrollo necesita de pocas acciones. No obstante, es cierto que el sistema intenta integrar la realización y seguimiento de esas macrotareas que se pueden simplificar en otras tareas más pequeñas y que finalmente quedan reducidas a acciones a llevar a cabo de una forma ordenada.

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La Proactividad y GTD

GTD es un método productivo. Esa afirmación puede tener connotaciones peyorativas para algunos (sobre todo para aquellos que no se han acercado a él y lo consideran casi una secta). Sin embargo GTD puede convertirse en una filosofía de vida, en una forma de entender, no sólo la productividad y la racionalización de esfuerzos, sino también la forma de comportarse. GTD puede llegar a convertirse en una actitud vital.

Una de las muchas habilidades que nos propone David Allen en su “Organízate con eficacia” es la necesidad de eliminar los hábitos reactivos y convertirnos en seres proactivos, anticipadores, innovadores.

La Proactividad ha sido definida por multitud de expertos en diferentes entornos.

Etimológicamente el termino proactividad procede del latín, el cual está compuesto por dos palabras “pro”, que significa ‘antes de’, y “actividad” que significa ‘facultad de obrar’, ‘diligencia o eficacia’. Desde la Wikipedia hasta Ralf Schwarzer, pasando por Stephen Covey han intentado enfatizar sus grandes virtudes.

La proactividad es el primero de los hábitos efectivos que aborda Stephen Covey en su “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Decía que,

…como seres humanos, somos responsables de nuestras propias vidas. Nuestra conducta es una función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones. Podemos subordinar los sentimientos a los valores. Tenemos la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan

La proactividad es algo así como ser consciente de las responsabilidades que tenemos y asumir que queremos controlarlas. Tener la iniciativa de adelantarte a los acontecimientos y no ir a remolque de los mismos. Querer influir en la soluciones a los problemas y no dejar que los problemas se enquisten o avancen por sí solos.

Tenemos la responsabilidad de que las cosas que nos afectan sucedan y además que sucedan de una forma que a nosotros nos interese.

¿Eres proactivo o reactivo? Te propongo hacer el siguiente test para averiguarlo:

Test para comprobar tu proactividad:

# ¿Cumples los compromisos que adquieres? ¿O te excusas en muchas ocasiones alegando mucho trabajo u otros compromisos irrenunciables?.

Actitud proactiva: Sólo adquiero compromisos que tengo la certeza de que cumpliré.

# ¿Eres crítico con la actitud de tus compañeros o conocidos?

Actitud proactiva: Ejercer la autocrítica sana y saludable en vez de hacer valoraciones de comportamientos de terceros, cuyas motivaciones o circunstancias desconocemos.

# ¿Reflejas involuntariamente en otros tus propias debilidades? ¿Te escudas en el comportamiento de los demás para incumplir tú tus responsabilidades o compromisos?

Actitud proactiva: Ser cumplidor. Ser modelo (aunque sólo sea para ti mismo)

# ¿Deseas llegar a todos los sitios, asumir todas las tareas y responsabilidades? ¿Te gustaría ser el niño en el bautizo, y el novio en la boda?

Actitud proactiva: Trabajar sobre la cosas que controlas, que conoces. Deja a otros las tareas o proyectos cuyo tema o contenido no controlas. Delegar

# ¿Consideras que el gran problema de tu vida (personal o profesional) son los demás? ¿Crees que casi siempre los culpables son los otros?

Actitud proactiva: Haz examen de conciencia. Lo negativo no es el compartamiento de los demás, sino tus propios pensamientos. Toma a los demás como ejemplo de superación, no como excusa de tus debilidades.

# ¿Justificas tus errores constantemente?, ¿en ocasiones utilizas ante los demás argumentos insostenibles para convencer de que la culpa no fue tuya?

Actitud proactiva: Se consciente que tu presente es consecuencia de tu pasado. Lo errores no deben utilizarse para ser justificados sino para aprender de ellos. Pero sólo aprenderemos si humildemente los consideramos nuestros errores.

# Ante cualquier problema o situación sobrevenida no controlada, ¿te lamentas de tu desgracia y mala suerte y te deprimes?

Actitud proactiva: Buscar soluciones a los problemas no previstos. Pensar que puede ser un motivo para detectar errores y sus consiguientes áreas de mejora. Es una forma de hacernos más fuertes.

# ¿Haces planes personales y profesionales a largo plazo, o vives el día sin pensar en lo que vendrá después?

Actitud proactiva: Planificar los entornos a largo plazo. Trazar rutas ideales. Marcarse obtetivos a medio y a largo plazo que nos gustaría cumplir. Colocarlos en el horizonte. Caminar hacia ellos.

# ¿Realizas tu trabajo de manera mecánica y rutinaria?

Actitud proactiva: Ser innovador y creativo en el trabajo. Pensar en cómo poder hacer mejor las cosas o en hacerlas de forma distinta. Proponer cambios sin miedo. Asumirlos sin reticencias, viendo en ellos oportunidades de mejora.

Decídete y triunfarás en la vida.
Nunca pienses en la suerte,
porque la suerte es el pretexto de los fracasados.

(Pablo Neruda)

El análisis causal de las metas incumplidas en GTD

Cuando comenzaba mi andadura por GTD e intentaba interiorizar el método y la sistemática de su aplicación, recuerdo que elaboré una tabla-formulario en mi procesador de texto con el objetivo de explicitar regularmente mis avances y fallos, los obstáculos que iba encontrando y las soluciones que iba implantando. El ojetivo no era otro que documentar semana a semana aquellas cuestiones que yo entendía sensibles e importantes, pero que la rapidez con la que se desarrollaban todos los acontecimientos profesionales y personales no me permitían observar. Quería rendir cuentas ante mí mismo de lo que había hecho durante la última semana, los objetivos y metas marcados y cumplidos, y lo más importante, las metas incumplidas. Debajo de ese espacio en el que redactaba en formato viñeta aquellos objetivos que no había sabido o podido completar, coloqué un espacio generoso que lo titulé “Motivos”.

Los “Motivos” no eran otra cosa que las causas que, a mi entender habían provocado el incumplimiento de las metas fijadas. Pretendía profundizar en el estudio y posibles soluciones. Quería averiguar los “por qués” de mis incumplimientos y realizar un pequeño pero importante examen cualititativo de las causas.

Ese análisis causal no está recogido en el sistema de David Allen. No obstante, a mí me parece fundamental para detectarlas e intentar corregirlas (al estilo de Deming).

GTD propone realizar exhaustivamente la revisión periódica (generalmente cada semana) de todos los apartados susceptibles de interaccionar con la realidad diaria en el corto plazo. En el caso de que las tareas, grandes tareas o proyectos no se hayan podido realizar en la medida en la que se había previsto, nuestra labor se centra en reajustar y definir nuevas metas a cumplir en los próximos días. Es decir, contra el desajuste con la previsión realizada, la propuesta se reduce a redefinir las metas.

Esta fase del sistema GTD siempre me ha parecido incompleta. Me sorprende que un modelo basado en la mejora contínua, en el que se propone la revisión y supervisión constante de todos los detalles en él incluído, deje “abierto” el círculo de mejora olvidando introducir un análisis tranquilo y profundo de las causas de incumplimiento y la elaboración de unas propuestas que permitan aplicar técnicas de corrección.

Pues bien, eso era lo que yo pretendía en aquel antiguo formulario que cumplimentaba semana a semana. Tengo que reconocer que aquella rutina la fui abandonando sin saber muy bien el motivo, supongo que sería por lo de siempre: prisas, saturación de trabajo, economizar tiempos,… Pero en momentos en los que siento que debo recuperar el foco, volver a retomar el camino correcto para llegar a mis metas y objetivos, echo de menos aquellos minutos que me permitían, a la vista de los objetivos incumplidos, detectar las causas que lo habían provocado y evitarlas en lo sucesivo.

Siempre he pensado que el análisis causal es una asignatura pendiente del sistema GTD.

Mi nueva rutina diaria

Profundizar en el conocimiento del modelo GTD permite la posibilidad de implementación de nuevos hábitos, que por una parte mejoran la adaptación del sistema permitiendo un conocimiento de más detalle, y por otra parte despeja horizontes para permitir introducir aportaciones que, aunque incumplan los límites de la más arraigada ortodoxia getediana, facilitan la interiorización de hábitos y mejoran los resultados.

Hace unas semanas expliqué por aquí el sistema de enfoque diario que he utilizado durante mucho tiempo  y la forma de llevarlo a la práctica. No obstante, ahora que conozco mejor la filosofía y la sistemática del modelo, me he atrevido a introducir adaptaciones que me ayudan a una mayor integración del mismo y a una mejor maridaje con el software sobre el que me apoyo.
Las novedades introducidas están estrechamente relacionadas con el abordaje diario de las tareas pendientes. Lo que podría denominarse la “Revisión diaria”.

La rutina es bien sencilla y persigue unos objetivos muy concretos: comenzar el día realizando un enfoque sobre lo que debo hacer y lo que tengo que hacer. Los pasos que sigo son éstos:

1. Consulto la agenda del día. Aunque no tengamos demasiados compromisos para agendar, es un acto que debemos incluir en nuestra rutina para evitar olvidos imperdonables.

2. Consulto en mi sistema GTD las actividades programadas que me he planificado para hoy. Reviso detenidamente las del día, pero también observo las previstas para mañana. Podría suceder que de un plumazo aproveche una buena ocasión y pueda adelantar trabajo.

3. Compruebo las Acciones siguientes. A este apartado le dedico unos minutos. Sistematizo la revisión de estas acciones siguiendo un patrón. a] En primer lugar me centro en las acciones filtradas por tres contextos: @despacho (a realizar en mi jornada laboral), @casa (actividades que tengo reservadas para la tarde, en casa) y @salir (para realizar en el trayecto al trabajo, o en alguna salida más tarde).
b] Consulto posteriormente las acciones que tengo -En espera. Repaso todo aquello que deben realizar otros que me permitirá a mí seguir avanzando en proyectos. Si es necesario envío algún recordatorio.
c] Finalmente repaso las listas de proyectos, pero no la lista de todos los proyectos activos que tengo, sino de aquellos que durante la última Revisión semanal los he resaltado como importantes para estos días, sobre los que debo trabajar, los que tengo que hacer avanzar. No son más de 4-5 proyectos que me encargo de repasar diariamente como método de seguridad para confirmar que estoy trabajando en ellos y centrar mis esfuerzos del día en insistir por esta vía.

Todo este trabajo no me lleva más de 5 minutos. Por supuesto sigo elaborando mi minilista de “Acciones Muy Importantes”, que elaboro mientras me instalo en el despacho y una vez que tengo claro a qué dedicaré el día.

Todo ello me permite comenzar la jornada de trabajo completamente enfocado, sabiendo cuales son las actividades más importantes que debo emprender, sobre qué proyectos tengo que emplearme más a fondo y qué citas tengo concertadas para el día.

Mi carpetas de proyectos

folderSoy un apasionado de la virtualización de documentos. No es este el lugar ni el momento para hacer una apología de la digitalización y de las muchos e importantes beneficios que aporta, pero yo le saco un gran partido y me gustaría compartir mi sistema de organización de carpetas de proyectos.

Una de las conscuencias prácticas de ese convencimiento es el hecho de que prácticamente no manejo documentos en papel cuando trabajo en algún proyecto, o mejor, no guardo prácticamente ningún documento en papel como apoyo o archivo de los proyectos.

Y no es porque los destruya o porque me resista a leer en formato papel, sino porque si encuentro un documento que quiera conservar o consultar posteriormente como documento de apoyo, lo virtualizo o lo escaneo.

Esto provoca que toda la documentación y archivos derivados del trabajo en cualquier proyecto los guarde en una simple carpeta virtual que alojo en mi pentdrive (es cierto que seguramente no es el mejor lugar para guardar ducomentos preciados, pero eso es tema para desarrollar en otro post)
Lo cierto es que me preocupo por tener todo el material generado en un solo carpeta. Evidentemente la nombro con la denominación del proyecto y en ella incluyo varias subcarpetas. He dicidido que no quiero generar una profundidad de archivos importante, por lo que limito el número de subcarpetas.

La carpeta de cualquier proyecto suele contener 3 ó 4 subcarpetas, que son: “Documentos de apoyo”, “Reuniones” (actas, orden del día,…), “Mapas mentales”, y alguna otra en función del tipo de proyecto.

En ellas incluyo toda la documentación que, en algún caso, pueden llegar a ser hasta decenas de archivos y documentos.

Por otra parte tengo la costumbre de no eliminar la carpeta de cualquier proyecto ya finalizado. La conservo intacta, tal cual la dejé el úlitmo día que trabajé con ella.
Para permitir cierto orden he generado tres grandes carpetas:

  1. Proyectos futuros”, en donde guardo carpetas de proyectos que aún no toca desarrollar, pero de las que ya he acumulado alguna documentación o elaborado algún mapa mental como tormenta de ideas.
  2. Proyectos activos”; aquí alojo todos los proyectos en los que estoy trabajando en este momento (entre 15 y 20). Ni qué decir tiene, que es una carpeta visitada y consultada constantemente.
  3. Proyectos terminados”. Aquí es donde guardo las carpetas de los proyectos que ya di por finalizados (en este momento puede contener aproximadamente 50 carpetas)

Aunque aparentemente esta última carpeta puede parecer una zona no frecuentada, no es así. Recurro con muchísima regularidad a su consulta o busco algún documento antiguo que me ayudó en su momento. Es un repositorio excepcional, no sólo de documentación de consulta, sino también de experiencias pasadas y que visito con relativa frecuencia.

El eslabón más débil de mi GTD

eslabon debilEl flujo de trabajo en GTD incluye cinco fases (recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer) y todas ellas es necesario realizarlas con una intensidad y habilidad parecidas. La eficacia del sistema es directamente proporcional a la coherencia con la que desarrollemos todos y cada uno de los pasos.

Cuando una fase no es desarrollada correctamente el conjunto queda seriamente dañado. Podemos recopilar y procesar perfectamente, con pericia y un control total sobre esas fases, pero si fallamos en el desarrollo de los siguientes pasos serán valdíos, o al menos no tendrán la eficacia que se espera de ellos.

La sistema es tan débil (o tan fuerte) como débil es el paso que menos dominemos.
Es necesario, por tanto, practicar buscando el equilibrio.

En mi caso personal, cometo muchos errores. Algunos de los cuales son:

Recopilar. Creo que lo hago de forma correcta. Descubrí que tenía demasiadas bandejas de entrada (sobre todo virtuales) y las reduje drásticamente. Supongo que aún debo esforzarme más, puesto que intento disponer de una por cada situación o entorno en el que me encuentre. Como digo, y aunque estoy en proceso de racionalización, las tengo bien controladas.

Procesar. Uno de mis fallos es el de intentar procesar al tiempo que recopilo. Es una tentación hacerque cualquier tarea que entra en mi sistema rápidamente sea ubicada en el sitio que yo considero que le corresponde y con las características que considero que debe tener. Intento corregirlo. No obstante, salvando este detalle, creo que con la herramienta informática que utilizo este paso lo hago rápido y sencillo. Estoy satisfecho con él.

Organizar. Aquí tengo todavía que mejorar. No encuentro la forma de ordenar (organizar) las diferentes tareas o proyectos una vez que han sido colocadas en el sistema. Reencontrar una mejor ubicación en función de criterios variados (lo primero que debería hacer es establecer claramente esos criterios, por lo que es posible que este punto esté muy relacionado con la mejora de la planificación vertical) es uno de mis grandes déficits.

Revisar. Decía David Aguayo (Du tudú) que para los que todavía no tenemos interiorizado el 100 por 100 del sistema, nos cuesta muchísimo proceder a la revisión del mismo (sobre todo a la Semanal). Bien es cierto que una vez que hemos superado la pereza inicial y estamos inmersos y concentrados en esta fase, nos sentimos mucho mejor puesto que sentimos que el control va aumentando y que diferentes detalles que hasta ahora habíamos desatendido están perfectamente controlados. Por lo tanto, mi gran objetivo en esta fase es sistematizar la Revisión Semanal e integrarla en mi rutina habitual.

Hacer. Pues parece mentira, pero aquí fallamos muchos de los practicantes de GTD. Parece mentira que después de haber realizado todos los anteriores pasos o fases (con mejor o peor resultado, con mejor o peor acierto, pero dedicándole tiempo y esfuerzo a cada una de ellas) no sepamos hacer lo que hemos previsto hacer. Al menos a mí me pasa. Tengo una serie de tareas a las que les adjudico un fecha final puesto que considero que debo terminarlas en ese período (no las coloco en el calendario puesto que no disponen de fecha y hora concretas). Pues bien, mi objetivo diario es realizar esas tareas que tienen fecha de caducidad del día de hoy; pero olvido el resto de tareas. Concentro todos mis esfuerzos en realizar las que tengo previstas para hoy, o en el mejor de los casos, intento comenzar alguna prevista para mañana, pero desatiendo el resto. Con lo que mi relación de Próximas acciones ordenadas por contextos va aumentando día a día. Cuando soy consciente de esta actitud tan reactiva pongo empeño en ir eliminando algunas de ellas, pero con desorden y sin control. No las realizo en función del contexto o el grado de concentración necesario, a pesar de estar procesadas de esta forma. Creo que de todos mis eslabones que componen la cadena de práctica GTD, para mí éste es el más debil de todos.

En fin, creo que dar publicidad a los déficits de mi desarrollo de GTD (mis eslabones más débiles) no sólo me permitirá ayudar a otros que se encuentren en situaciones parecidas a las que cuento aquí, sino que me ayudan a mí personalmente a verbalizar y ser consciente de las mejoras que debo introducir.

Mi Recopilación según GTD

NotasPara la mayoría de practicantes de GTD el proceso de Recopilación es clave. Para mí, es una fase crítica junto con la de Revisión. Si no recopilamos correctamente todas las tareas pendientes, no podremos posteriormente Procesar, Organizar ni Hacer esas mismas tareas.

Es como iniciar la implantación del modelo con buen pie. Es el primer paso que hay que dar de forma sólida, contundente y rotunda. La Recopilación debe ser ejecutada siendo fiel a la más pura ortodoxia getediana.

Algunos detalles que a mí me sirven para Recopilar:

  • Debe realizarse en el mismo momento en el que surge la idea, la tarea, el recordatorio,… No puede posponerse puesto que es muy problable que lo olvide, o lo deforme.
  • Tengo que evitar interrupciones en ese momento. Cuando me asalta la idea o el recuerdo no permito que otra idea, comentario, acto,… me despiste.
  • El texto recopilatorio debe ser breve puesto que pretendo coger “al vuelo” la idea. Tengo que invertir el menor tiempo posible en su captura. Si estoy concentrado realizando una tarea, no puedo interrumpirla durante mucho tiempo. Capturo la idea en unos segundo y vuelvo al estado de concentración previo.
  • Debe ser capturado con concreción, huyendo de frases vagas. Intento evitar dudas posteriores, que me abordarán en el acto de procesar, cuando no termine de recordar con exactitud que era lo que quería recoger.
  • Por ello, la redacción debe ser lo suficientemente extensa como para capturar los detalles que considero importantes.
  • Intento añadir apoyos y referencias. Una url, un título de un libro o artículo o un número de teléfono me ayuda posteriormente y me ahorra tiempo puesto que, de otra forma, debería proceder previamente a la búsqueda de dicha referencia.
  • Finalmente, no diferencio entre contextos vitales. No distingo si lo recopilado corresponde al aspecto profesional o, por el contrario, tiene que ver con mi ámbito familiar o personal. Excepto en algunas situaciones muy claras, creo que tampoco sabría diferenciarlos.

No es lo mismo recopilar esto:

a] “Llamar a Lorenzo-web”

que esto:

b] “Llamar a Lorenzo para pedirle más información sobre el diseño de la web y posibles problemas de alojamiento. 606234567”

Es cierto que le dedico más tiempo a redactar la captura de la opción b), pero la inversión es mínima y me permitirá posteriormente definir más facilmente las acciones a llevar a cabo y ahorraré tiempo y esfuerzo.

Productividad offline

internet¿Están sobrevaloradas las herramientas virtuales de comunicación? En este mundo de la maximización de la productividad, ¿debemos utilizar de forma intensiva herramientas como el correo electrónico, redes sociales, Skype,…? ¿Dónde quedan los espacios para la reflexión, para el trabajo detenido y concentrado, para la planificación sin condicionantes? GTD (y otros sistemas de productividad personal) se basan principalmente en conjugar el verbo “hacer”, pero se nos olvida que para poder llegar a ese nivel de ejecución es necesario previamente la planificación. Es cierto que no todo lo que se hace necesita ser previamente planificado. Jerónimo Sánchez @jeronimosanchez, seguidor, practicante y gurú de GTD, divide muy acertadamente los proyectos a realizar en dos grupos: los “autogestionados” y los “formales”.

  1. Los autogestionados son aquellos que no necesitan ser elaborados concienzudamente. La acciones próximas se suceden una a otra de forma intuitiva. Por ejemplo: llevar el coche al taller para el mantenimiento periódico. No es necesario desarrollar el proyecto en acciones porque una vez iniciada la primera, la secuencia y el orden de las mismas es único. (1] llamar al taller para reservar hora, 2] agendar la cita, 3] llevar al taller el vehículo, 4] concertar día y hora de recogida, 5] agendar fecha de recogida, 6] retirar el coche del taller).
  2. Los “formales” requieren ser planificados siguiendo la metodología más ortodoxa de la planificación natural. Es decir, 1] Definir propósitos y principios, 2] visualizar los resultados esperados, 3] Provocar una tormenta de ideas sobre las particularidades y fases que hay que completar, 4] Organizar estas ideas de forma racional y lógica, 5] identificar las acciones que tenemos que llevar a la práctica. Finalmente trasladar esas acciones a nuestro sistema de gestión GTD para ser realizadas.

Por lo tanto, los proyectos formales necesitan ser meditados, planificados, elaborados,… Necesitan diseño. Las herramientas virtuales de comunicación pueden (o deben) ser utilizadas a la hora de llevar a cabo las acciones finales, pero deben estar completamente desconectadas en las primera y determinante fase de planificación, para ayudar a la concentración, la reflexión y el análisis. Para GTD es muy importante (al menos a mí me lo parece) las herramientas 2.0, las conexiones virtuales, permanecer on-line,… pero también es necesario los momentos de impás, los momentos off-line, de meditación y reflexión.

Prioridades

Uno de los grandes déficits de la mayoría de los sistemas de productividad personal es el concepto de Prioridad, ya que utilizan este criterio de una forma reactiva y no proactiva como sí lo hace GTD.

Hasta hace poco yo aplicaba el criterio de Prioridad como sinónimo de urgencia. Una tarea era prioritaria si era urgente su realización. Un proyecto pasaba a ser prioritario si era urgente su finalización.

De esta forma, la Prioridad deja de ser una forma de selección proactiva de tareas a realizar. Es justo lo contrario. Decidimos reaccionar y calificar como preferente una acción cuando ya es demasiado tarde para realizarla con mesura y tranquilidad. La marcamos como prioritaria cuando hay que terminarla cuanto antes. ¿Existe una actitud más reactiva que ésta?.

Incluso en algunas aplicaciones ideadas para ayudarnos a ser productivos, como el caso de Remember the Milk (RTM), fijan hasta tres niveles de prioridad, en función siempre del nivel de urgencia. Ese es uno de los grandes defectos que yo siempre he encontrado a esta aplicación.

Pero por si fuera poco, las prioridades basadas en las urgencias son inestables. Hoy puedo tener emergencia por terminar un proyecto, pero es posible que mañana tal proyecto pase a un segundo nivel de urgencia porque existe otro que ha debutado con algún fleco no controlado y que ha pasado a ocupar la primera posición en el ranking.

Sin embargo, GTD utiliza otros criterios distintos a la urgencia para trazar las prioridades. Principalmente usa los contextos. Se podrán abordar tareas en función del lugar y situación en el que nos encontremos.

En GTD lo importante es el aprovechamiento racional de los tiempos. Soy productivo si hago cosas que me acercan a mis objetivos. Si además soy proactivo y preveo con antelación el camino de debo recorrer, tengo espacios para ir completando acciones en función a] del lugar en donde me encuentre, b] las herramientas o accesorios que pueda encontrar a mano, c] el tiempo de que disponga y d] la capacidad de concentración o de esfuerzo de que me sienta capaz en ese momento.

Aquí las cosas dejan de ser urgentes para hacerse, sin más. Aprovechar el tiempo, hacer la acción que pueda hacer y no empeñarme a llevar a cabo tareas que, o no puedo desarrollar ahora, o no puedo realizarlas correctamente.