Cómo archivar con eficiencia

Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.

Tan importante es saber guardar todo aquello que nos gusta cuando lo leemos, o que consideramos que puede resultar útil para un futuro proyecto, como poder acceder al documento cuando lo necesitamos. Disponer de un archivo ambicioso, con pequeñas joyas en bruto, es de muy poca utilidad si cuando necesitamos de esas joyas no sabemos dónde la guardamos o, lo que es más importante, como poder recuperarla.

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Mi nueva rutina diaria

Profundizar en el conocimiento del modelo GTD permite la posibilidad de implementación de nuevos hábitos, que por una parte mejoran la adaptación del sistema permitiendo un conocimiento de más detalle, y por otra parte despeja horizontes para permitir introducir aportaciones que, aunque incumplan los límites de la más arraigada ortodoxia getediana, facilitan la interiorización de hábitos y mejoran los resultados.

Hace unas semanas expliqué por aquí el sistema de enfoque diario que he utilizado durante mucho tiempo  y la forma de llevarlo a la práctica. No obstante, ahora que conozco mejor la filosofía y la sistemática del modelo, me he atrevido a introducir adaptaciones que me ayudan a una mayor integración del mismo y a una mejor maridaje con el software sobre el que me apoyo.
Las novedades introducidas están estrechamente relacionadas con el abordaje diario de las tareas pendientes. Lo que podría denominarse la “Revisión diaria”.

La rutina es bien sencilla y persigue unos objetivos muy concretos: comenzar el día realizando un enfoque sobre lo que debo hacer y lo que tengo que hacer. Los pasos que sigo son éstos:

1. Consulto la agenda del día. Aunque no tengamos demasiados compromisos para agendar, es un acto que debemos incluir en nuestra rutina para evitar olvidos imperdonables.

2. Consulto en mi sistema GTD las actividades programadas que me he planificado para hoy. Reviso detenidamente las del día, pero también observo las previstas para mañana. Podría suceder que de un plumazo aproveche una buena ocasión y pueda adelantar trabajo.

3. Compruebo las Acciones siguientes. A este apartado le dedico unos minutos. Sistematizo la revisión de estas acciones siguiendo un patrón. a] En primer lugar me centro en las acciones filtradas por tres contextos: @despacho (a realizar en mi jornada laboral), @casa (actividades que tengo reservadas para la tarde, en casa) y @salir (para realizar en el trayecto al trabajo, o en alguna salida más tarde).
b] Consulto posteriormente las acciones que tengo -En espera. Repaso todo aquello que deben realizar otros que me permitirá a mí seguir avanzando en proyectos. Si es necesario envío algún recordatorio.
c] Finalmente repaso las listas de proyectos, pero no la lista de todos los proyectos activos que tengo, sino de aquellos que durante la última Revisión semanal los he resaltado como importantes para estos días, sobre los que debo trabajar, los que tengo que hacer avanzar. No son más de 4-5 proyectos que me encargo de repasar diariamente como método de seguridad para confirmar que estoy trabajando en ellos y centrar mis esfuerzos del día en insistir por esta vía.

Todo este trabajo no me lleva más de 5 minutos. Por supuesto sigo elaborando mi minilista de “Acciones Muy Importantes”, que elaboro mientras me instalo en el despacho y una vez que tengo claro a qué dedicaré el día.

Todo ello me permite comenzar la jornada de trabajo completamente enfocado, sabiendo cuales son las actividades más importantes que debo emprender, sobre qué proyectos tengo que emplearme más a fondo y qué citas tengo concertadas para el día.

Productividad en twitter

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Métodos productivos versus Trucos productivos

controlHace unos días, charlando con un compañero sobre GTD, me decía que él también utiliza diferentes sistemas productivos. Según decía, tiene un sistema para las reuniones de trabajo, otro sistema para gestionar el correo electrónico, otro sistema para la gestión de emergencias,…

Eso que muchos consideran un “método” productivo, no es más que una colección de trucos creados en base a la aplicación del antiguo formato de ensayo-error. Trucos que permiten aliviar los flujos de trabajo, las situaciones puntuales o la acumulación de mensajes en el mail.

Y no puedo negar que en algún caso (y en circunstancias puntuales) no sean actitudes productivas. Pero un método de mejora productiva es otra cosa bien distinta. Un método productivo busca la eficiencia a través de la coherencia entre las distintas y diferentes situaciones en las que nos encontremos.

Un método se puede aplicar con igual intensidad en cualquier contexto o posición en la que nos hallemos, que colabora a mejorar nuestra organización y eleva la productividad personal. Por ello, la dificultad de su aplicación es mucho mayor que la de repetir sistemáticamente trucos aprendidos.

Uno de los pilares fundamentales para implantar con éxito un método productivo es interiorizar la necesidad de planificar, organizar y hacer todas aquellas acciones que se alinean con nuestros objetivos vitales (personal y profesionales).

¿Eres de los que utilizan método o sistema productivo? ¿o prefieres trucos puntuales?

Capturar ideas

Una de las fases más importantes de la productividad personal es la de capturar. Consiste en captar, recoger, apropiarse, en definitiva, capturar cualquier idea, ocurrencia, propuesta, tarea pendiente,… En muchas ocasiones nos aborda cuando menos lo esperamos, en el lugar más insospechado y por supuesto, casi siempre lejos de cualquier accesorio para tomar nota.

Yo tengo dos formas de capturar las ideas:

  1. Cuando me encuentro ante el ordenador (paso muchas horas frente a él diariamente) lo tengo muy fácil. Siempre utilizo Evernote y para facilitarme la labor siempre lo tengo abierto. Si me encuentro en un entorno windows, maximizo la aplicación y añado una nota en la libreta “Inbox“. Si estoy en casa (mac) utilizo un script para Quicksilver (por cortesia de ThinkWasabi) que me permite capturar la idea de una forma rápida y simple.
  2. Si no tengo ningún ordenador a mano intento anotar la idea (en una hoja de libreta, un folio, la parte trasera de un ticket de Mercadona,…) y a continuación lanzo la aplicación de Evernote en mi smartphone y hago una foto a la hoja o el ticket. Automáticamente queda alojado en la carpeta Inbox.

capturar

Un dato muy importante a tener en cuenta, es que para sacar partido a un buen sistema de captura hay que proceder a recopilar y revisar periódicamente lo capturado. De nada sirve recoger y anotar una brillante idea si después no revisamos y procesamos la nota en donde ha quedado registrada.

Zona productiva: Ritual diario de enfoque

bloc de notasEs habitual que cuando llegamos al trabajo [al iniciar nuestra jornada] nos sintamos frescos. Observamos que aún nos quedan muchas horas por delante hasta finalizar la jornada y nos podemos permitir ciertas licencias relacionadas con el trato pausado de nuestras obligaciones.

No hay forma más lamentable de comenzar la jornada y de desperdiciar los momentos más productivos del día que pensar que tenemos mucho tiempo por delante para realizar todas las tareas previstas.

Por ello, es necesario introducir en nuestra rutina diaria una ceremonia poco costosa (en cuanto a dedicación y esfuerzo) pero que nos puede reportar grandes e importantes beneficios: Practicar el hábito del enfoque.

1. Primero: el enfoque.

Bien es cierto, que el enfoque principal lo tenemos que practicar estableciendo metas y objetivos a medio y largo plazo. Es fundamental “trazar un mapa” en el que marquemos el lugar en donde nos encontramos en este momento, hacia dónde queremos ir y en cuánto tiempo deseamos llegar. Ese “mapa” nos ayudará a fijar la dirección en la que debemos caminar, dirigiendo las tareas diarias hacia el destino elegido.

Pero la elaboración de esos macro objetivos (profesionales o personales, da igual) lo trataremos aquí en otro momento. Baste por ahora tener claro que el enfoque diario hacia las tareas que debemos realizar o los proyectos que tenemos que hacer avanzar, deben estar íntimamente relacionados con esos “objetivos vitales” que debemos tener meridianamente claros.

Por lo tanto, practicar el enfoque diario consiste en tener claros los objetivos (realistas) que nos obligamos a cumplir durante la jornada laboral.

2. Segundo: Consultar las tareas pendientes

Es trascendental que para comenzar consultemos:

  • la agenda del día de hoy
  • el documento de evaluación del día de ayer, del que hablaremos más abajo, con el fin de que los objetivos productivos sean lo más realistas posibles.

3. Tercero: la perspectiva

Para conseguir tener la visión panorámica necesaria, os propongo el siguiente ejercicio de perspectiva:

Durante 5′ al comienzo del día (mientras nos instalamos en nuestra mesa y arranca el ordenador, por ejemplo) hacer una pequeña (y sincera) revisión del plan del día.

Ante la pregunta: “¿Qué cosas importantes debería hacer hoy?” Debemos realizar una pequeña tormenta de ideas. No es necesario ordenar en esta primera fase las tareas que nos vienen a la mente. Simplemente, durante aproximadamente 1 minuto, relacionar las actividades que nos sirven para contestar a la pregunta anterior (bastará con recoger de 5 a 10 tareas importantes, dependiendo de lo complicada que se nos presente la jornada).

Una vez hemos extraído de nuestra mente (y nuestra agenda) todo lo que hemos considerado importante, llega el momento de…

4. Cuarto: la planificación

En este punto, la pregunta a la que debemos dar respuesta es: “¿Qué debo terminar hoy?” Y para contestarla ordenaremos la lista recién elaborada por orden de prioridad, reservando los primeros puestos a las tareas que requieran más esfuerzo y concentración. Está demostrado que las 2-3 primeras horas de nuestra jornada son las más productivas, por lo que tenemos que aprovecharlas al máximo, evitando distracciones innecesarias.

Y por fin, ha llegado el momento de…

5. Quinto: hacer

Una vez elaborada nuestra pequeña lista es hora de actuar, poniéndonos “manos a la obra” con la primera de las tareas relacionadas, que debería ser la más exigente intelectualmente hablando.

No hay forma más lamentable de comenzar la jornada y de desperdiciar los momentos más productivos del día que pensar que tenemos mucho tiempo por delante para realizar todas las tareas previstas.

Esta lista (nuestra lista de enfoque del día) la tendremos a mano durante toda la jornada (en un documento virtual o en papel) para que nos sirva de guía (cuaderno de ruta) que nos evite distracciones, dudas o pérdidas de rumbo. ¿Ha habido una interrupción, una pequeña reunión, una llamada telefónica inesperadamente extensa, o hemos parado unos minutos a tomar un café rápido y al volver no tenemos muy claro por donde continuar? No sucede nada, para eso tenemos nuestra particular hoja de ruta. Echamos un vistazo rápido a la última tarea realizada y comprobamos cual es la siguiente. No tenemos que volver a enfocar ni a planificar, para eso le hemos dedicado el tiempo suficiente a primera hora de la mañana, cuando estábamos más lúcidos y no éramos influenciables por las urgencias u otras variables.

6. Sexto: revisar

Es recomendable que al finalizar la jornada realicemos una revisión [o examen] de lo que habíamos planificado hacer, lo que finalmente hemos realizado y las razones que se interpusieron entre los deseos y los hechos.

Esta revisión persigue los siguientes objetivos:

  • Detectar todo aquello que no hicimos tal y como lo planificamos
  • Detectar las causas que nos han impedido llevarlo a cabo
  • Detectar áreas de mejora con respecto a hábitos y actitudes propias
  • Facilitar el ritual de enfoque del día siguiente, puesto que, lo más probable es que lo que no hayamos concluído hoy tendrá que ser abordado mañana.

El sistema que establezcamos de revisión es fundamental para garantizar una mínima coherencia en la implantación de este ritual. Por ello, aunque sea en los últimos minutos de la jornada y estemos agotados por la actividad intensa que hemos mantenido en las últimas horas, conviene hacer un breve y último esfuerzo de concentración para realizar esta tarea.

Un pequeño truco que facilita esta última labor es la de utilizar una plantilla sobre la que [solamente] hagamos una labor de “vaciado” de mente, cuya pauta de abordaje sea el orden en el que aparecen los diferentes ítems de esta plantilla.

Esta revisión diaria no nos debe llevar más de cinco minutos de dedicación y en ella tendremos que descubrir, detallar y relacionar:

  • cuales eran las tareas más importantes (MITs) que te propusiste realizar durante la jornada
  • si has conseguido llevar a cabo lo previsto en tu hoja de ruta que elaboraste a primera hora de la mañana
  • en el caso de que no hayas concluído alguna/s de las tareas previstas, cual o cuales han sido las razones que te lo han impedido. Que dificultades has encontrado.
  • y por último, que propuestas se te ocurren para mejorar tu sistemática de trabajo o tu forma de abordar las tareas.

No hagas nada más. Para finalizar, guarda el documento. Mañana tendremos que consultarlo cuando iniciemos nuestro ritual de enfoque para comprobar cual/es fueron las tareas no terminadas hoy y que seguramente tendremos que intentar realizar durante la próxima jornada.

Por último, los hojas de revisión diaria hay que conservarlas para que nos ayuden a analizar con detalle lo sucedido durante la semana en la Revisión semanal de enfoque que conviene realizar. Pero de ésta hablaremos con detenimiento próximamente.

Zona productiva: Los recordatorios, tan ignorados como necesarios

notasEstoy inmerso en una avalancha de acciones próximas, de proyectos inacabados, de nuevos proyectos por iniciar, de alertas en el calendario, que unido al replanteamiento de mi sistema de organización, que ya comenté hace unos días, provoca un pequeño colapso al que debo encontrar una salida con urgencia.

Además, y por si esto fuera poco, ando colocando los cimientos sobre los que intento construir mi nuevo [reformado] sistema productivo. Este momento de catarsis y de redefiniciones hace que repare en detalles que en circunstancias normales pasan completamente desapercibidos, pero que en las situaciones como la actual permite valorar realmente la importancia de estos detalles.

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Atiende y resuelve. Zona productiva

productividadSigo interesado en realizar propuestas de gestión del trabajo “funcionarial” para conseguir mejorar la productividad micro, la productividad en el día a día de nuestra actividad laboral. Algunos compañeros me reprochan que aplicar técnicas de gestión productivas es relativamente sencillo en el trabajo de “despacho”, pero no lo es cuando la actividad (total o en parte) se desarrolla en un punto de atención directa al ciudadano.

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