Cómo archivar con eficiencia

Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.

Tan importante es saber guardar todo aquello que nos gusta cuando lo leemos, o que consideramos que puede resultar útil para un futuro proyecto, como poder acceder al documento cuando lo necesitamos. Disponer de un archivo ambicioso, con pequeñas joyas en bruto, es de muy poca utilidad si cuando necesitamos de esas joyas no sabemos dónde la guardamos o, lo que es más importante, como poder recuperarla.

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Yo estudié (y estudio) en la pública

Estudié en un colegio (nacional mixto, ¿os acordáis?) público, seguí en un instituto público y después e una universidad pública.

Todos tenemos la responsabilidad de luchar por una educación pública de calidad. Es el momento!!!

Expertos silenciosos

Estamos rodeados de verdaderos y auténticos expertos. Expertos en temas complejos, temas que no dominamos la mayoría de mortales. Expertos de contrastada experiencia y pericia. Sobradamente preparados y formados. Con un expediente curricular solvente.

Pero que en el terreno práctico, en las distancias cortas, observa con aspecto de haber comprendido todo, pone cara de ver más allá de lo que ve el resto de participantes, toma notas enigmáticas que quedan siempre en el papel. Pero aportan poco e intervienen casi nada.

Hoy me he tropezado con uno de estos expertos. Un tipo encantador, que sugiere mucho más de lo que muestra. Que transmite lo suficiente. Que no ha verbalizado más allá de cuatro-cinco palabras y que ha abandonado una reunión importante (en donde se esperaba su intervención) bastante antes de haberla finalizado. A pesar de ello (o precisamente gracias a ello) su aura de experto se mantendrá y seguiremos invitándole a participar en grupos de trabajo y en reuniones trascendentes.

¿Para qué sirven algunos expertos? Atesoran conocimientos que no se aplican, que no se utilizan (o se infrautilizan). Que no se transmiten, que no fluyen,… Son los “expertos silenciosos“, cuyas cualidades contrastan con las del verdadero entendido: trabajador con conocimientos y experiencia, no desrealizado, con habilidad de trasladar los conocimientos (teoría) a la sistemática diaria (práctica), que sabe interactuar, que cumple las expectativas que el resto tenemos sobre sus intervenciones, y que realiza aportaciones valiosas en los entornos en los que participa.

Perfilando un nuevo proyecto

Ha surgido estos días en el trabajo la posibilidad de desarrollar un nuevo proyecto. Ha llegado de forma imprevista, sin haberlo convocado, sin saber muy bien el motivo por el que está ahí. Pero lo cierto es que está reclamando nuestra atención de forma urgente, no demorable.

Los resultados del desarrollo e implantación de este proyecto pueden ser muy importantes y trascendentales. Tanto como que pueden ayudarnos a implantar un nuevo sistema de trabajo innovador, y eso dentro de la administración son palabras mayores. Es una oportunidad que no podemos perder.

Se necesitan resultados urgentes y la tentación es abordarlo sin más. Aplicar la experiencia, nuestros conocimientos. Convocar un par de reuniones. Poner en común las líneas de actuación… y actuar.

Sin embargo eso no es lo aconsejable. En situaciones de urgencia como ésta hay que aplicar un poco de pausa (aquel dicho castellano de “vísteme despacio que tengo prisa“). En momento de caos es imprescindible la perspectiva. Es la única forma de elaborar una planificación básica. Y por supuesto, aplicar método. Huir de improvisaciones. Seguir la metodología de desarrollo de proyectos que nos ha dado tan buen resultado en los últimos años. Planificar, hacer, medir y comparar, y finalmente rectificar lo mejorable.

En resumen, en momentos de caos hay que aplicar una fórmula sencilla: perspectiva + planificación + método.

Sobrevivir en la sanidad pública

nubarronesEstamos en plena torbellino de recortes, cambios, modificaciones, congelaciones. En Castilla-La Mancha no sólo no estamos al margen de ellos, sino que hemos pasado a encabezar el ranking de comunidades más recortadas del país.

Las prioridades en la Administración pública han cambiado en las últimas semanas. Llevamos años interiorizando la necesidad de ofrecer un servicio de calidad, mejorar la calidad de la atención, la calidez y calidad en el trato, asegurar la calidad científico-técnica en materia de salud, mejorar la accesibilidad, la confortabilidad de los ciudadanos que vienen a solicitar este servicio público. Y ahora nos encontramos con que todo esto pasa una plano secundario para ser sustituído por el ahorro. No la racionalización del gasto, no la economía en la gestión, no la optimización de las inversiones…., no.

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Zona productiva: Los recordatorios, tan ignorados como necesarios

notasEstoy inmerso en una avalancha de acciones próximas, de proyectos inacabados, de nuevos proyectos por iniciar, de alertas en el calendario, que unido al replanteamiento de mi sistema de organización, que ya comenté hace unos días, provoca un pequeño colapso al que debo encontrar una salida con urgencia.

Además, y por si esto fuera poco, ando colocando los cimientos sobre los que intento construir mi nuevo [reformado] sistema productivo. Este momento de catarsis y de redefiniciones hace que repare en detalles que en circunstancias normales pasan completamente desapercibidos, pero que en las situaciones como la actual permite valorar realmente la importancia de estos detalles.

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Iniciativa humanista: “Mírame”

DiferénciateEn el día de hoy (12 de diciembre) se pone en marcha una iniciativa en el ámbito sanitario a seguir y promocionar. Se trata de una campaña de sensibilización dirigida a profesionales, usuarios y organizaciónes (y supongo que también a Administraciónes) sobre la importancia de “mirar a los ojos”, de empatizar con el enfermo-paciente-usuario del sistema sanitario.

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Sostenibilidad y control de horarios en la Administración

FuncionariosEn los últimos días se está produciendo en el grupo PIPEJGV en LinkedIN un debate muy interesante, con intervenciones suculentas y que afecta a los cimientos mismos de la administración pública del futuro. El debate parte de una entrada en el blog de KGomerment elaborada por @carlosguadian en la que se comenta brevemente una decisión del Gobierno Canario, según la cual se sancionará con pérdida de salario a los funcionarios que permanezcan en sus respectivos puestos de trabajo menos tiempo del legalmente establecido.

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Elaborando herramientas de trabajo

BorradorComo ya he comentado por aquí que estamos intentando poner los cimientos para establecer una estrategia de comunicación interna eficaz. Debido a la complejidad del proyecto y a la necesidad de participación multinivel (a mi me gusta mucho más el término “multidisciplinar“) hemos tomado la decisión de experimentar constituyendo para este fin una Comunidad de práctica que no sólo nos permita elaborar e implantar dicha estrategia, sino que nos ayude a aprender, a hacer fluir el conocimiento entre los participantes en la comunidad.

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Cómo organizar recursos productivos

En los últimos días estoy leyendo mucho sobre dirección de la producción (compromisos diversos que obligan a estudiar lo que jamás piensas que estudiarías) y me he dedicado a tomar notas que me aclaren el complejo panorama que va apareciendo ante mí. La verdad es que una vez que he reunido los folios en los que he ido volcando los diferentes conceptos que han ido apareciendo, me doy cuenta de lo complejo que sería escribir aquí sobre esto de forma amena y que además aportara valor (aunque sea conceptual).

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