El flujo de trabajo en GTD incluye cinco fases (recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer) y todas ellas es necesario realizarlas con una intensidad y habilidad parecidas. La eficacia del sistema es directamente proporcional a la coherencia con la que desarrollemos todos y cada uno de los pasos.
Cuando una fase no es desarrollada correctamente el conjunto queda seriamente dañado. Podemos recopilar y procesar perfectamente, con pericia y un control total sobre esas fases, pero si fallamos en el desarrollo de los siguientes pasos serán valdíos, o al menos no tendrán la eficacia que se espera de ellos.
La sistema es tan débil (o tan fuerte) como débil es el paso que menos dominemos.
Es necesario, por tanto, practicar buscando el equilibrio.
En mi caso personal, cometo muchos errores. Algunos de los cuales son:
– Recopilar. Creo que lo hago de forma correcta. Descubrí que tenía demasiadas bandejas de entrada (sobre todo virtuales) y las reduje drásticamente. Supongo que aún debo esforzarme más, puesto que intento disponer de una por cada situación o entorno en el que me encuentre. Como digo, y aunque estoy en proceso de racionalización, las tengo bien controladas.
– Procesar. Uno de mis fallos es el de intentar procesar al tiempo que recopilo. Es una tentación 
que cualquier tarea que entra en mi sistema rápidamente sea ubicada en el sitio que yo considero que le corresponde y con las características que considero que debe tener. Intento corregirlo. No obstante, salvando este detalle, creo que con la herramienta informática que utilizo este paso lo hago rápido y sencillo. Estoy satisfecho con él.
– Organizar. Aquí tengo todavía que mejorar. No encuentro la forma de ordenar (organizar) las diferentes tareas o proyectos una vez que han sido colocadas en el sistema. Reencontrar una mejor ubicación en función de criterios variados (lo primero que debería hacer es establecer claramente esos criterios, por lo que es posible que este punto esté muy relacionado con la mejora de la planificación vertical) es uno de mis grandes déficits.
– Revisar. Decía David Aguayo (Du tudú) que para los que todavía no tenemos interiorizado el 100 por 100 del sistema, nos cuesta muchísimo proceder a la revisión del mismo (sobre todo a la Semanal). Bien es cierto que una vez que hemos superado la pereza inicial y estamos inmersos y concentrados en esta fase, nos sentimos mucho mejor puesto que sentimos que el control va aumentando y que diferentes detalles que hasta ahora habíamos desatendido están perfectamente controlados. Por lo tanto, mi gran objetivo en esta fase es sistematizar la Revisión Semanal e integrarla en mi rutina habitual.
– Hacer. Pues parece mentira, pero aquí fallamos muchos de los practicantes de GTD. Parece mentira que después de haber realizado todos los anteriores pasos o fases (con mejor o peor resultado, con mejor o peor acierto, pero dedicándole tiempo y esfuerzo a cada una de ellas) no sepamos hacer lo que hemos previsto hacer. Al menos a mí me pasa. Tengo una serie de tareas a las que les adjudico un fecha final puesto que considero que debo terminarlas en ese período (no las coloco en el calendario puesto que no disponen de fecha y hora concretas). Pues bien, mi objetivo diario es realizar esas tareas que tienen fecha de caducidad del día de hoy; pero olvido el resto de tareas. Concentro todos mis esfuerzos en realizar las que tengo previstas para hoy, o en el mejor de los casos, intento comenzar alguna prevista para mañana, pero desatiendo el resto. Con lo que mi relación de Próximas acciones ordenadas por contextos va aumentando día a día. Cuando soy consciente de esta actitud tan reactiva pongo empeño en ir eliminando algunas de ellas, pero con desorden y sin control. No las realizo en función del contexto o el grado de concentración necesario, a pesar de estar procesadas de esta forma. Creo que de todos mis eslabones que componen la cadena de práctica GTD, para mí éste es el más debil de todos.
En fin, creo que dar publicidad a los déficits de mi desarrollo de GTD (mis eslabones más débiles) no sólo me permitirá ayudar a otros que se encuentren en situaciones parecidas a las que cuento aquí, sino que me ayudan a mí personalmente a verbalizar y ser consciente de las mejoras que debo introducir.
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La recopilación es uno de los principios fundamentales en los que se basa la productividad personal. David Allen (es inevitable mencionarle en este tipo de cuestiones) lo denomina “captura“. Para él éste es el primero de los hábitos que nos permiten y ayudan a obtener el control.
Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.
