El hábito de la recopilación

La recopilación es uno de los principios fundamentales en los que se basa la productividad personal. David Allen (es inevitable mencionarle en este tipo de cuestiones) lo denomina “captura“. Para él éste es el primero de los hábitos que nos permiten y ayudan a obtener el control.

Recopilar o capturar consiste en extraer todo lo que tengamos rondando por la cabeza. “Aislar de una manera consciente y objetiva lo que nos llama la atención” (D. Allen). Es mucho más que elaborar un listado de cosas pendientes. Se trata de provocar una introspección en tus subconsciente, evitando el análisis (no es el momento, después procederemos a analizar).

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Cómo archivar con eficiencia

Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.

Tan importante es saber guardar todo aquello que nos gusta cuando lo leemos, o que consideramos que puede resultar útil para un futuro proyecto, como poder acceder al documento cuando lo necesitamos. Disponer de un archivo ambicioso, con pequeñas joyas en bruto, es de muy poca utilidad si cuando necesitamos de esas joyas no sabemos dónde la guardamos o, lo que es más importante, como poder recuperarla.

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Innovación en twitter #1

Los tweets sobre #innovación más interesantes de las últimas horas:

… y los tweeteros más activos:

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Mi carpetas de proyectos

folderSoy un apasionado de la virtualización de documentos. No es este el lugar ni el momento para hacer una apología de la digitalización y de las muchos e importantes beneficios que aporta, pero yo le saco un gran partido y me gustaría compartir mi sistema de organización de carpetas de proyectos.

Una de las conscuencias prácticas de ese convencimiento es el hecho de que prácticamente no manejo documentos en papel cuando trabajo en algún proyecto, o mejor, no guardo prácticamente ningún documento en papel como apoyo o archivo de los proyectos.

Y no es porque los destruya o porque me resista a leer en formato papel, sino porque si encuentro un documento que quiera conservar o consultar posteriormente como documento de apoyo, lo virtualizo o lo escaneo.

Esto provoca que toda la documentación y archivos derivados del trabajo en cualquier proyecto los guarde en una simple carpeta virtual que alojo en mi pentdrive (es cierto que seguramente no es el mejor lugar para guardar ducomentos preciados, pero eso es tema para desarrollar en otro post)
Lo cierto es que me preocupo por tener todo el material generado en un solo carpeta. Evidentemente la nombro con la denominación del proyecto y en ella incluyo varias subcarpetas. He dicidido que no quiero generar una profundidad de archivos importante, por lo que limito el número de subcarpetas.

La carpeta de cualquier proyecto suele contener 3 ó 4 subcarpetas, que son: “Documentos de apoyo”, “Reuniones” (actas, orden del día,…), “Mapas mentales”, y alguna otra en función del tipo de proyecto.

En ellas incluyo toda la documentación que, en algún caso, pueden llegar a ser hasta decenas de archivos y documentos.

Por otra parte tengo la costumbre de no eliminar la carpeta de cualquier proyecto ya finalizado. La conservo intacta, tal cual la dejé el úlitmo día que trabajé con ella.
Para permitir cierto orden he generado tres grandes carpetas:

  1. Proyectos futuros”, en donde guardo carpetas de proyectos que aún no toca desarrollar, pero de las que ya he acumulado alguna documentación o elaborado algún mapa mental como tormenta de ideas.
  2. Proyectos activos”; aquí alojo todos los proyectos en los que estoy trabajando en este momento (entre 15 y 20). Ni qué decir tiene, que es una carpeta visitada y consultada constantemente.
  3. Proyectos terminados”. Aquí es donde guardo las carpetas de los proyectos que ya di por finalizados (en este momento puede contener aproximadamente 50 carpetas)

Aunque aparentemente esta última carpeta puede parecer una zona no frecuentada, no es así. Recurro con muchísima regularidad a su consulta o busco algún documento antiguo que me ayudó en su momento. Es un repositorio excepcional, no sólo de documentación de consulta, sino también de experiencias pasadas y que visito con relativa frecuencia.

El eslabón más débil de mi GTD

eslabon debilEl flujo de trabajo en GTD incluye cinco fases (recopilar, procesar, organizar, revisar, hacer) y todas ellas es necesario realizarlas con una intensidad y habilidad parecidas. La eficacia del sistema es directamente proporcional a la coherencia con la que desarrollemos todos y cada uno de los pasos.

Cuando una fase no es desarrollada correctamente el conjunto queda seriamente dañado. Podemos recopilar y procesar perfectamente, con pericia y un control total sobre esas fases, pero si fallamos en el desarrollo de los siguientes pasos serán valdíos, o al menos no tendrán la eficacia que se espera de ellos.

La sistema es tan débil (o tan fuerte) como débil es el paso que menos dominemos.
Es necesario, por tanto, practicar buscando el equilibrio.

En mi caso personal, cometo muchos errores. Algunos de los cuales son:

Recopilar. Creo que lo hago de forma correcta. Descubrí que tenía demasiadas bandejas de entrada (sobre todo virtuales) y las reduje drásticamente. Supongo que aún debo esforzarme más, puesto que intento disponer de una por cada situación o entorno en el que me encuentre. Como digo, y aunque estoy en proceso de racionalización, las tengo bien controladas.

Procesar. Uno de mis fallos es el de intentar procesar al tiempo que recopilo. Es una tentación hacerque cualquier tarea que entra en mi sistema rápidamente sea ubicada en el sitio que yo considero que le corresponde y con las características que considero que debe tener. Intento corregirlo. No obstante, salvando este detalle, creo que con la herramienta informática que utilizo este paso lo hago rápido y sencillo. Estoy satisfecho con él.

Organizar. Aquí tengo todavía que mejorar. No encuentro la forma de ordenar (organizar) las diferentes tareas o proyectos una vez que han sido colocadas en el sistema. Reencontrar una mejor ubicación en función de criterios variados (lo primero que debería hacer es establecer claramente esos criterios, por lo que es posible que este punto esté muy relacionado con la mejora de la planificación vertical) es uno de mis grandes déficits.

Revisar. Decía David Aguayo (Du tudú) que para los que todavía no tenemos interiorizado el 100 por 100 del sistema, nos cuesta muchísimo proceder a la revisión del mismo (sobre todo a la Semanal). Bien es cierto que una vez que hemos superado la pereza inicial y estamos inmersos y concentrados en esta fase, nos sentimos mucho mejor puesto que sentimos que el control va aumentando y que diferentes detalles que hasta ahora habíamos desatendido están perfectamente controlados. Por lo tanto, mi gran objetivo en esta fase es sistematizar la Revisión Semanal e integrarla en mi rutina habitual.

Hacer. Pues parece mentira, pero aquí fallamos muchos de los practicantes de GTD. Parece mentira que después de haber realizado todos los anteriores pasos o fases (con mejor o peor resultado, con mejor o peor acierto, pero dedicándole tiempo y esfuerzo a cada una de ellas) no sepamos hacer lo que hemos previsto hacer. Al menos a mí me pasa. Tengo una serie de tareas a las que les adjudico un fecha final puesto que considero que debo terminarlas en ese período (no las coloco en el calendario puesto que no disponen de fecha y hora concretas). Pues bien, mi objetivo diario es realizar esas tareas que tienen fecha de caducidad del día de hoy; pero olvido el resto de tareas. Concentro todos mis esfuerzos en realizar las que tengo previstas para hoy, o en el mejor de los casos, intento comenzar alguna prevista para mañana, pero desatiendo el resto. Con lo que mi relación de Próximas acciones ordenadas por contextos va aumentando día a día. Cuando soy consciente de esta actitud tan reactiva pongo empeño en ir eliminando algunas de ellas, pero con desorden y sin control. No las realizo en función del contexto o el grado de concentración necesario, a pesar de estar procesadas de esta forma. Creo que de todos mis eslabones que componen la cadena de práctica GTD, para mí éste es el más debil de todos.

En fin, creo que dar publicidad a los déficits de mi desarrollo de GTD (mis eslabones más débiles) no sólo me permitirá ayudar a otros que se encuentren en situaciones parecidas a las que cuento aquí, sino que me ayudan a mí personalmente a verbalizar y ser consciente de las mejoras que debo introducir.

Mi Recopilación según GTD

NotasPara la mayoría de practicantes de GTD el proceso de Recopilación es clave. Para mí, es una fase crítica junto con la de Revisión. Si no recopilamos correctamente todas las tareas pendientes, no podremos posteriormente Procesar, Organizar ni Hacer esas mismas tareas.

Es como iniciar la implantación del modelo con buen pie. Es el primer paso que hay que dar de forma sólida, contundente y rotunda. La Recopilación debe ser ejecutada siendo fiel a la más pura ortodoxia getediana.

Algunos detalles que a mí me sirven para Recopilar:

  • Debe realizarse en el mismo momento en el que surge la idea, la tarea, el recordatorio,… No puede posponerse puesto que es muy problable que lo olvide, o lo deforme.
  • Tengo que evitar interrupciones en ese momento. Cuando me asalta la idea o el recuerdo no permito que otra idea, comentario, acto,… me despiste.
  • El texto recopilatorio debe ser breve puesto que pretendo coger “al vuelo” la idea. Tengo que invertir el menor tiempo posible en su captura. Si estoy concentrado realizando una tarea, no puedo interrumpirla durante mucho tiempo. Capturo la idea en unos segundo y vuelvo al estado de concentración previo.
  • Debe ser capturado con concreción, huyendo de frases vagas. Intento evitar dudas posteriores, que me abordarán en el acto de procesar, cuando no termine de recordar con exactitud que era lo que quería recoger.
  • Por ello, la redacción debe ser lo suficientemente extensa como para capturar los detalles que considero importantes.
  • Intento añadir apoyos y referencias. Una url, un título de un libro o artículo o un número de teléfono me ayuda posteriormente y me ahorra tiempo puesto que, de otra forma, debería proceder previamente a la búsqueda de dicha referencia.
  • Finalmente, no diferencio entre contextos vitales. No distingo si lo recopilado corresponde al aspecto profesional o, por el contrario, tiene que ver con mi ámbito familiar o personal. Excepto en algunas situaciones muy claras, creo que tampoco sabría diferenciarlos.

No es lo mismo recopilar esto:

a] “Llamar a Lorenzo-web”

que esto:

b] “Llamar a Lorenzo para pedirle más información sobre el diseño de la web y posibles problemas de alojamiento. 606234567”

Es cierto que le dedico más tiempo a redactar la captura de la opción b), pero la inversión es mínima y me permitirá posteriormente definir más facilmente las acciones a llevar a cabo y ahorraré tiempo y esfuerzo.

Tipología emocional de proyectos

Según el estado de ánimo con el que se aborda cualquiera de los proyectos que iniciamos (ya sea en en trabajo o el entorno doméstico o familiar), tengo comprobado que los puedo dividir en tres grandes bloques:

1. Proyectos Ilusionantes. A primera vista poseen un atractivo innovador, permiten aprender y emprender, nos incitan a la utilización de herramientas novedosas y nos ayudan a experimentar nuevas dimensiones.

2. Proyectos Frustrantes. Nacen fallecidos, muertos. Lo sabes, lo detectas. Están muertos desde antes de comenzar a trabajar en ellos. Existe nula convicción por la dirección, una apatía descreída de quienes tienen que participar en ellos, y una determinante falta de inversión de recursos.

3. Proyectos Cambiantes. Se inician Ilusionantes pero van permutando en Frustrantes. Van perdiendo la carga de ilusión con el que se comenzó. El promotor del proyecto se inhibe. Se realiza un mal diseño del enfoque o del despliegue. No existe ánimo de implicación por los componentes directos que deben dar vida al proyecto.

Si el único tipo de proyecto útil y factible es el primero, ¿por qué no ponemos las bases para intentar que todos los proyectos que iniciamos tengan un atractivo innovador, permitan aprender y emprender, nos inciten a la utilización de herramientas novedosas y nos ayuden a experimentar nuevas dimensiones?

Capturar ideas

Una de las fases más importantes de la productividad personal es la de capturar. Consiste en captar, recoger, apropiarse, en definitiva, capturar cualquier idea, ocurrencia, propuesta, tarea pendiente,… En muchas ocasiones nos aborda cuando menos lo esperamos, en el lugar más insospechado y por supuesto, casi siempre lejos de cualquier accesorio para tomar nota.

Yo tengo dos formas de capturar las ideas:

  1. Cuando me encuentro ante el ordenador (paso muchas horas frente a él diariamente) lo tengo muy fácil. Siempre utilizo Evernote y para facilitarme la labor siempre lo tengo abierto. Si me encuentro en un entorno windows, maximizo la aplicación y añado una nota en la libreta “Inbox“. Si estoy en casa (mac) utilizo un script para Quicksilver (por cortesia de ThinkWasabi) que me permite capturar la idea de una forma rápida y simple.
  2. Si no tengo ningún ordenador a mano intento anotar la idea (en una hoja de libreta, un folio, la parte trasera de un ticket de Mercadona,…) y a continuación lanzo la aplicación de Evernote en mi smartphone y hago una foto a la hoja o el ticket. Automáticamente queda alojado en la carpeta Inbox.

capturar

Un dato muy importante a tener en cuenta, es que para sacar partido a un buen sistema de captura hay que proceder a recopilar y revisar periódicamente lo capturado. De nada sirve recoger y anotar una brillante idea si después no revisamos y procesamos la nota en donde ha quedado registrada.

Perfilando un nuevo proyecto

Ha surgido estos días en el trabajo la posibilidad de desarrollar un nuevo proyecto. Ha llegado de forma imprevista, sin haberlo convocado, sin saber muy bien el motivo por el que está ahí. Pero lo cierto es que está reclamando nuestra atención de forma urgente, no demorable.

Los resultados del desarrollo e implantación de este proyecto pueden ser muy importantes y trascendentales. Tanto como que pueden ayudarnos a implantar un nuevo sistema de trabajo innovador, y eso dentro de la administración son palabras mayores. Es una oportunidad que no podemos perder.

Se necesitan resultados urgentes y la tentación es abordarlo sin más. Aplicar la experiencia, nuestros conocimientos. Convocar un par de reuniones. Poner en común las líneas de actuación… y actuar.

Sin embargo eso no es lo aconsejable. En situaciones de urgencia como ésta hay que aplicar un poco de pausa (aquel dicho castellano de “vísteme despacio que tengo prisa“). En momento de caos es imprescindible la perspectiva. Es la única forma de elaborar una planificación básica. Y por supuesto, aplicar método. Huir de improvisaciones. Seguir la metodología de desarrollo de proyectos que nos ha dado tan buen resultado en los últimos años. Planificar, hacer, medir y comparar, y finalmente rectificar lo mejorable.

En resumen, en momentos de caos hay que aplicar una fórmula sencilla: perspectiva + planificación + método.

Zona productiva: Los recordatorios, tan ignorados como necesarios

notasEstoy inmerso en una avalancha de acciones próximas, de proyectos inacabados, de nuevos proyectos por iniciar, de alertas en el calendario, que unido al replanteamiento de mi sistema de organización, que ya comenté hace unos días, provoca un pequeño colapso al que debo encontrar una salida con urgencia.

Además, y por si esto fuera poco, ando colocando los cimientos sobre los que intento construir mi nuevo [reformado] sistema productivo. Este momento de catarsis y de redefiniciones hace que repare en detalles que en circunstancias normales pasan completamente desapercibidos, pero que en las situaciones como la actual permite valorar realmente la importancia de estos detalles.

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