Líneas de meta en INprendedores públicos

metaEstos últimos días offline me han permitido aplicar mucha perspectiva a los acontecimientos que están orbitando en las últimas semanas alrededor de mi entorno más cercano. Uno de los que más me están ocupando y preocupando últimamente es el proyecto de INprendedores Públicos (tal y como se puede constatar con las últimas entradas de este sitio).

Me preocupa la pasividad del grupo que nos estamos dando cita en LinkedIN. Se supone que es un grupo compuesto por individuos motivados, que accedemos voluntariamente a él, que tenemos voluntad de participar y aportar,… Pero la realidad es bien distinta. Reina la pasividad, o la actitud expectante, o la inactividad improductiva,…

Posiblemente lo que está sucediendo en este grupo es un claro reflejo de la dura realidad que vivimos (y sufrimos) en la administración pública. Ambigüedad, falta de compromiso, falta de convicción en lo que se hace, o por los motivos por los que se hace.

¿Puedo hacer algo por mejorar esta situación? ¿Realmente es útil y necesaria mi participación? Si somos capaces de formularnos estas preguntas (u otras parecidas) es que la situación no depende de circunstancias ajenas a nosotros, sino del compromiso que queramos asumir con esas circunstancias.

Si la respuesta es un si rotundo (o al menos un si convencido), es que ha llegado el momento de la acción, del comportamiento proactivo, evitando la pasividad y la actitud expectante. “A ver que sale de todo esto y después decido si me implico y participo”, es lo que estamos pensando buena parte del casi medio centenar de miembros del grupo en LinkedIN.

¿O es que la propuesta que estamos planteando NO está suficientemente madura? ¿O es que las metas que nos hemos propuesto son excesivamente ambiciosas? ¿O es que estamos intentando tomar un atajo imposible con la finalidad de llegar de un salto, sin haber recorrido cada una de las etapas naturales que estamos obligados a ir cubriendo para asegurarnos unos cimientos sólidos?

¿Hay algo que podamos hacer para reconducir esta situación?

“Resulta prácticamente imposible motivar a alguien o a ti mismo para entrar en un juego que tiene una línea de meta de la cual no eres consciente” D. Allen.

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Zona productiva: Ritual diario de enfoque

bloc de notasEs habitual que cuando llegamos al trabajo [al iniciar nuestra jornada] nos sintamos frescos. Observamos que aún nos quedan muchas horas por delante hasta finalizar la jornada y nos podemos permitir ciertas licencias relacionadas con el trato pausado de nuestras obligaciones.

No hay forma más lamentable de comenzar la jornada y de desperdiciar los momentos más productivos del día que pensar que tenemos mucho tiempo por delante para realizar todas las tareas previstas.

Por ello, es necesario introducir en nuestra rutina diaria una ceremonia poco costosa (en cuanto a dedicación y esfuerzo) pero que nos puede reportar grandes e importantes beneficios: Practicar el hábito del enfoque.

1. Primero: el enfoque.

Bien es cierto, que el enfoque principal lo tenemos que practicar estableciendo metas y objetivos a medio y largo plazo. Es fundamental “trazar un mapa” en el que marquemos el lugar en donde nos encontramos en este momento, hacia dónde queremos ir y en cuánto tiempo deseamos llegar. Ese “mapa” nos ayudará a fijar la dirección en la que debemos caminar, dirigiendo las tareas diarias hacia el destino elegido.

Pero la elaboración de esos macro objetivos (profesionales o personales, da igual) lo trataremos aquí en otro momento. Baste por ahora tener claro que el enfoque diario hacia las tareas que debemos realizar o los proyectos que tenemos que hacer avanzar, deben estar íntimamente relacionados con esos “objetivos vitales” que debemos tener meridianamente claros.

Por lo tanto, practicar el enfoque diario consiste en tener claros los objetivos (realistas) que nos obligamos a cumplir durante la jornada laboral.

2. Segundo: Consultar las tareas pendientes

Es trascendental que para comenzar consultemos:

  • la agenda del día de hoy
  • el documento de evaluación del día de ayer, del que hablaremos más abajo, con el fin de que los objetivos productivos sean lo más realistas posibles.

3. Tercero: la perspectiva

Para conseguir tener la visión panorámica necesaria, os propongo el siguiente ejercicio de perspectiva:

Durante 5′ al comienzo del día (mientras nos instalamos en nuestra mesa y arranca el ordenador, por ejemplo) hacer una pequeña (y sincera) revisión del plan del día.

Ante la pregunta: “¿Qué cosas importantes debería hacer hoy?” Debemos realizar una pequeña tormenta de ideas. No es necesario ordenar en esta primera fase las tareas que nos vienen a la mente. Simplemente, durante aproximadamente 1 minuto, relacionar las actividades que nos sirven para contestar a la pregunta anterior (bastará con recoger de 5 a 10 tareas importantes, dependiendo de lo complicada que se nos presente la jornada).

Una vez hemos extraído de nuestra mente (y nuestra agenda) todo lo que hemos considerado importante, llega el momento de…

4. Cuarto: la planificación

En este punto, la pregunta a la que debemos dar respuesta es: “¿Qué debo terminar hoy?” Y para contestarla ordenaremos la lista recién elaborada por orden de prioridad, reservando los primeros puestos a las tareas que requieran más esfuerzo y concentración. Está demostrado que las 2-3 primeras horas de nuestra jornada son las más productivas, por lo que tenemos que aprovecharlas al máximo, evitando distracciones innecesarias.

Y por fin, ha llegado el momento de…

5. Quinto: hacer

Una vez elaborada nuestra pequeña lista es hora de actuar, poniéndonos “manos a la obra” con la primera de las tareas relacionadas, que debería ser la más exigente intelectualmente hablando.

No hay forma más lamentable de comenzar la jornada y de desperdiciar los momentos más productivos del día que pensar que tenemos mucho tiempo por delante para realizar todas las tareas previstas.

Esta lista (nuestra lista de enfoque del día) la tendremos a mano durante toda la jornada (en un documento virtual o en papel) para que nos sirva de guía (cuaderno de ruta) que nos evite distracciones, dudas o pérdidas de rumbo. ¿Ha habido una interrupción, una pequeña reunión, una llamada telefónica inesperadamente extensa, o hemos parado unos minutos a tomar un café rápido y al volver no tenemos muy claro por donde continuar? No sucede nada, para eso tenemos nuestra particular hoja de ruta. Echamos un vistazo rápido a la última tarea realizada y comprobamos cual es la siguiente. No tenemos que volver a enfocar ni a planificar, para eso le hemos dedicado el tiempo suficiente a primera hora de la mañana, cuando estábamos más lúcidos y no éramos influenciables por las urgencias u otras variables.

6. Sexto: revisar

Es recomendable que al finalizar la jornada realicemos una revisión [o examen] de lo que habíamos planificado hacer, lo que finalmente hemos realizado y las razones que se interpusieron entre los deseos y los hechos.

Esta revisión persigue los siguientes objetivos:

  • Detectar todo aquello que no hicimos tal y como lo planificamos
  • Detectar las causas que nos han impedido llevarlo a cabo
  • Detectar áreas de mejora con respecto a hábitos y actitudes propias
  • Facilitar el ritual de enfoque del día siguiente, puesto que, lo más probable es que lo que no hayamos concluído hoy tendrá que ser abordado mañana.

El sistema que establezcamos de revisión es fundamental para garantizar una mínima coherencia en la implantación de este ritual. Por ello, aunque sea en los últimos minutos de la jornada y estemos agotados por la actividad intensa que hemos mantenido en las últimas horas, conviene hacer un breve y último esfuerzo de concentración para realizar esta tarea.

Un pequeño truco que facilita esta última labor es la de utilizar una plantilla sobre la que [solamente] hagamos una labor de “vaciado” de mente, cuya pauta de abordaje sea el orden en el que aparecen los diferentes ítems de esta plantilla.

Esta revisión diaria no nos debe llevar más de cinco minutos de dedicación y en ella tendremos que descubrir, detallar y relacionar:

  • cuales eran las tareas más importantes (MITs) que te propusiste realizar durante la jornada
  • si has conseguido llevar a cabo lo previsto en tu hoja de ruta que elaboraste a primera hora de la mañana
  • en el caso de que no hayas concluído alguna/s de las tareas previstas, cual o cuales han sido las razones que te lo han impedido. Que dificultades has encontrado.
  • y por último, que propuestas se te ocurren para mejorar tu sistemática de trabajo o tu forma de abordar las tareas.

No hagas nada más. Para finalizar, guarda el documento. Mañana tendremos que consultarlo cuando iniciemos nuestro ritual de enfoque para comprobar cual/es fueron las tareas no terminadas hoy y que seguramente tendremos que intentar realizar durante la próxima jornada.

Por último, los hojas de revisión diaria hay que conservarlas para que nos ayuden a analizar con detalle lo sucedido durante la semana en la Revisión semanal de enfoque que conviene realizar. Pero de ésta hablaremos con detenimiento próximamente.