Prioridades en la gestión

Pensaba escribir un comentario en el post de Estefanía Serrano @estefansenlaredAhorrar en sanidad“, pero lo que me gustaría añadir es tan extenso que he preferido comentarlo a través de otro post (éste de aquí).

La gestión del cambio (y de eso se trata cuando se pretende modificar procedimientos de trabajo, sea con la finalidad que sea) es algo mucho más complejo que la simple percepción de alguien que “pasaba por allí”. Existen “evidencias” que no aguantan un mínimo análisis.

Ejercer una visión crítica desde fuera, (lo que vulgarmente se llama “ver los toros desde la barrera”) tiene de positivo que quien lo hace por primera vez es capaz de detectar procedimientos, rutinas, detalles que pasan desapercibidos para quienes los están practicando diariamente, que son lo suficientemente trascendentes como para tenerlos en cuenta si pretendemos racionalizar esfuerzos o gastos (o ambos). Pero tiene de negativo, que se realizan juicios de valor con poco fundamento, basándose en percepciones y aplicando referencias irreferenciables.

En el caso de la amiga de Estefanía, lo más eficaz hubiera sido contar con la visión de todos los afectados; y aquí habría que incluir no sólo a los trabajadores sanitarios que participan en ese proceso, sino a la de los propios pacientes (quien mejor que ellos para ofrecer el contrapunto a la de los sanitarios) y a la de los familiares de éstos, que también “sufren” las consecuencias de cualquier cambio.

El problema es que esta misma percepción la tienen nuevos directivos, recién aterrizados en las instituciones, con sustanciales espacios de decisión, que llegan, prejuzgan, ven las “evidencias”…. y se lanzan a tumba abierta a realizar cambios en aras de lógica de la racionalización de recursos públicos. Al final consiguen enfadar a trabajadores y usuarios, generar un disconfort evidente, pero eso si, ahorrar algún que otro euro. Por suerte, la amiga de Estefanía es informática (y no directivo) y llegó a la conclusión final (a la que no todos los directivos acaban llegando, o lo hacen demasiado tarde) de que no todo lo que en principio parece evidente acaba siéndolo.

¿Compensa el ahorro conseguido con el disconfort generado? En un servicio público ¿hay que medir la eficiencia exclusivamente en euros?

Es cuestión de prioridades y me temo que las de los gestores de mi actual sanidad pública no coinciden con las mías.

Tipología emocional de proyectos

Según el estado de ánimo con el que se aborda cualquiera de los proyectos que iniciamos (ya sea en en trabajo o el entorno doméstico o familiar), tengo comprobado que los puedo dividir en tres grandes bloques:

1. Proyectos Ilusionantes. A primera vista poseen un atractivo innovador, permiten aprender y emprender, nos incitan a la utilización de herramientas novedosas y nos ayudan a experimentar nuevas dimensiones.

2. Proyectos Frustrantes. Nacen fallecidos, muertos. Lo sabes, lo detectas. Están muertos desde antes de comenzar a trabajar en ellos. Existe nula convicción por la dirección, una apatía descreída de quienes tienen que participar en ellos, y una determinante falta de inversión de recursos.

3. Proyectos Cambiantes. Se inician Ilusionantes pero van permutando en Frustrantes. Van perdiendo la carga de ilusión con el que se comenzó. El promotor del proyecto se inhibe. Se realiza un mal diseño del enfoque o del despliegue. No existe ánimo de implicación por los componentes directos que deben dar vida al proyecto.

Si el único tipo de proyecto útil y factible es el primero, ¿por qué no ponemos las bases para intentar que todos los proyectos que iniciamos tengan un atractivo innovador, permitan aprender y emprender, nos inciten a la utilización de herramientas novedosas y nos ayuden a experimentar nuevas dimensiones?

Participación en grupos de trabajo en tres preguntas

La primera pregunta es: ¿deben participar todos los potenciales implicados en las consecuencias y resultados de un proyecto en el diseño e implantación del mismo? Yo pienso que si. ¿No queremos comunicación y participación horizontal? ¿No pedimos transparencia y consenso en la toma de decisiones? Pues todos, asambleariamente a participar. Todos a arremangarse y trabajar, y proponer, y decidir,… y asumir las consecuencias si las hubiere.

Lo difícil es encontrar el equilibrio entre grupos de trabajo participativos, abiertos y, al mismo tiempo, operativos, prácticos y útiles. Por lo tanto la siguiente pregunta sería: ¿es factible desde el punto de vista productivo, implicar a todos los miembros que puedan estar afectados por los resultados del proyecto? ¿es viable?

Y la última pregunta: ¿Quieren todos los potenciales implicados participar? ¿Están dispuestos a colaborar? ¿están dispuestos a opinar? ¿están dispuestos a asumir una posible carga de trabajo añadida?

Entornos de colaboración

La complejidad de crear entornos que  promueban la colaboración entre miembros del grupo, provoca que se teorice muchísimo sobre el tema.

Mi aportación (no tiene la categoría de “teoría”) sobre cuales son los tres elementos fundamentales facilitadores de la participación y colaboración en el seno de los grupos de trabajo:

colaboracion

Expertos silenciosos

Estamos rodeados de verdaderos y auténticos expertos. Expertos en temas complejos, temas que no dominamos la mayoría de mortales. Expertos de contrastada experiencia y pericia. Sobradamente preparados y formados. Con un expediente curricular solvente.

Pero que en el terreno práctico, en las distancias cortas, observa con aspecto de haber comprendido todo, pone cara de ver más allá de lo que ve el resto de participantes, toma notas enigmáticas que quedan siempre en el papel. Pero aportan poco e intervienen casi nada.

Hoy me he tropezado con uno de estos expertos. Un tipo encantador, que sugiere mucho más de lo que muestra. Que transmite lo suficiente. Que no ha verbalizado más allá de cuatro-cinco palabras y que ha abandonado una reunión importante (en donde se esperaba su intervención) bastante antes de haberla finalizado. A pesar de ello (o precisamente gracias a ello) su aura de experto se mantendrá y seguiremos invitándole a participar en grupos de trabajo y en reuniones trascendentes.

¿Para qué sirven algunos expertos? Atesoran conocimientos que no se aplican, que no se utilizan (o se infrautilizan). Que no se transmiten, que no fluyen,… Son los “expertos silenciosos“, cuyas cualidades contrastan con las del verdadero entendido: trabajador con conocimientos y experiencia, no desrealizado, con habilidad de trasladar los conocimientos (teoría) a la sistemática diaria (práctica), que sabe interactuar, que cumple las expectativas que el resto tenemos sobre sus intervenciones, y que realiza aportaciones valiosas en los entornos en los que participa.

Estimular la innovación intra-Administración

¿Está la Administración pública preparada para crear ambientes y entornos para estimular la innovación? ¿Cree la Administración en la innovación como herramienta para autoregenerarse y evolucionar?

Pasos a seguir para implantar entornos innovadores en las Administraciones Públicas:

Encontrar los “POR QUÉ”

  • ¿Por qué las aapp deben innovar?
  • ¿Por qué es necesario inventar, indagar, investigar, arriesgar?

Averiguar los “PARA QUÉ”

  • ¿Para qué es necesario invertir en innovación?
  • ¿Para qué dedicar esfuerzos?
  • ¿Para qué dedicar recursos?

Crear los “CÓMO”

  • ¿Cómo convencer a los estamentos más estáticos y conservadores?
  • ¿Cómo modificar inercias pasadas?
  • ¿Cómo estimular a los trabajadores?
  • ¿Cómo crear ambientes y entornos?

Dejar que se autoelijan los “QUIÉN”

  • ¿Quién puede innovar?
  • ¿Quién puede participar?
  • ¿Quién debe impulsar?

Entre todos decidir los “QUÉ”

  • ¿Qué herramientas podemos utilizar?
  • ¿Qué entornos es necesario potenciar?

Perfilando un nuevo proyecto

Ha surgido estos días en el trabajo la posibilidad de desarrollar un nuevo proyecto. Ha llegado de forma imprevista, sin haberlo convocado, sin saber muy bien el motivo por el que está ahí. Pero lo cierto es que está reclamando nuestra atención de forma urgente, no demorable.

Los resultados del desarrollo e implantación de este proyecto pueden ser muy importantes y trascendentales. Tanto como que pueden ayudarnos a implantar un nuevo sistema de trabajo innovador, y eso dentro de la administración son palabras mayores. Es una oportunidad que no podemos perder.

Se necesitan resultados urgentes y la tentación es abordarlo sin más. Aplicar la experiencia, nuestros conocimientos. Convocar un par de reuniones. Poner en común las líneas de actuación… y actuar.

Sin embargo eso no es lo aconsejable. En situaciones de urgencia como ésta hay que aplicar un poco de pausa (aquel dicho castellano de “vísteme despacio que tengo prisa“). En momento de caos es imprescindible la perspectiva. Es la única forma de elaborar una planificación básica. Y por supuesto, aplicar método. Huir de improvisaciones. Seguir la metodología de desarrollo de proyectos que nos ha dado tan buen resultado en los últimos años. Planificar, hacer, medir y comparar, y finalmente rectificar lo mejorable.

En resumen, en momentos de caos hay que aplicar una fórmula sencilla: perspectiva + planificación + método.

Incoherencias y software libre

software¿Existe incoherencia en defender vehementemente la utilización de software libre y, al mismo tiempo, usar un ordenador de Apple? ¿Es congruente tener una macbook, estar encantado con él e instalar aplicaciones informáticas de código abierto?

Yo opino que ambas cosas son compatibles. Soy claro ejemplo de ello. La verdad es que no sólo, y sobre todo, utilizo el sistema operativo de Apple, sino que también soy usuario (a la fuerza) de windows y también de Linux (Ubuntu y LinuxMint). En todo aquello que puedo decidir, instalo sólo software libre o de código abierto (con alguna excepción puntual). Es decir, que aunque algunos de los sistemas operativos utilizados sean privativos, prácticamente todas las herramientas informáticas que posiciono sobre ellos es libre.

No obstante, esta “incongruencia relativa” me aborda casi cada vez que me siento ante mi macbook. Con el fin de liberar mi conciencia, he decidido realizar una pequeña tormenta de ideas. No tiene validez mas allá de la utilidad personal para aclarar la visión y valores que me mueven a todo esto.

¿Qué busco en un sistema operativo?

Muchas cosas, pero sobre todo: Seguridad, fiabilidad, comodidad, rapidez, que sea confiable y visualmente agradable.

¿Qué encuentro en un sistema operativo libre (linux)?

Pues buena parte de lo que exijo. Es seguro, es fiable (aunque he tenido últimamente alguna mala experiencia), es cómodo (muy cómodo), es rápido (si consigo adecuar la distribución a las limitaciones técnicas del aparato), es confiable y, finalmente, es visualmente muy agradable (sobre todo gracias a los avances que se han realizado en los últimos años).

Sólo puedo poner dos peros (que en mi caso me limitan bastante para trabajar): 1] en algunos casos tengo serios problemas para instalar aplicaciones (por supuesto, de las no incluidas en los repositorios de la distribución); y 2] en la mayoría de los casos tengo importantes dificultades para instalar accesorios periféricos puesto que me es muy complicado localizar drivers (es cierto que aquí también ha habido un gran avance en los últimos años), por lo que tengo diferentes aparatejos que no puedo utilizar con linux.

¿Qué busco en las aplicaciones informáticas que instalo?

Básicamente: que sea fácil y simple su utilización, que me permita hacer lo que necesito y quiero hacer (es decir, que no me limite) y que, posteriormente, pueda compartir lo que hago.

¿Que encuentro en las aplicaciones libres?

Pues exactamente lo que busco. Utilizo Firefox y Chrome (no Safari), Thunderbird (no Outlook), Libre Office y Gdoc (no Ms Office), Task Coach (no Things), XMind y Freemind (no Mind Manager)… Tan sólo puedo poner alguna pega a alguna aplicación de las que utilizo: su estética manifiestamente mejorable.

Pero la carne es débil y ésta es mi debilidad: utilizar un sistema operativo seguro, fiable, cómodo, rápido, confiable, visualmente muy agradable,… pero privativo.

Prometo mejorar.

Creatividad expansiva

Entre mis tareas pendientes de realizar y que voy completanto poco a poco, se encuentra la de poner un mínimo de orden en mi lector de feed, GReader, tan potente como visualmente poco atractivo (al menos para mí).

Guardé hace semanas una entrada que leí en el blog de @antoniogalindog, “Administración Local 2.0” y que me pareció tan suculenta que pensé que tenía que dedicarle un poquito más de tiempo puesto que tenía la sensación que podría sacarle mucho jugo.

Esta mañana, después del madrugón diario y cuando el café comienza a hacer efecto, me he puesto a la tarea de revisar las entradas marcadas como favoritas y he llegado a “La innovación ya no sólo es para profesionales”. Me venía “al pelo” por el paralelismo en tiempo y espacio con el proceso de INprendedores públicos que, como sabéis está comenzando a dar frutos.

He vuelto a ver con muchísima atención la intervención de Charles Leadbeater en el Tex del año… ¡¡2005!!. Como dice Antonio, posee un gran interés y una tremenda actualidad.

No quisiera repetir las grandes ideas que me he ido anotando durante la charla, puesto que muchas de ellas coinciden con las que Antonio ha resaltado en su post, pero si me gustaría profundizar sobre los grandes conceptos que intenta transmitir.

Las mayor parte de la innovación disruptiva es acumulativa y colaborativa. Las ideas nacen de quienes usan el producto o el servicio, que son quienes le encuentran el significado real de su existencia.

Las grandes organizaciones (y por supuesto aquí están incluidas las administraciones públicas) están hundidas en el pasado, preocupadas de reforzar éxitos antiguos y con un temor patológico a lo novedoso, a lo desconocido. Los nuevos territorios, los espacios para la innovación están reservados a usuarios (internos y externos) apasionados. Que hacen cosas e invierten tiempo y recursos propios. Con un alto nivel de exigencia, por lo que utilizan estándares de calidad muy altos. Que trabajan a placer, a su ritmo, sin imposiciones. Que adquieren competencias, que aprenden del resto de los miembros del grupo. Que utilizan tecnología de forma intensiva. Capaces de conectarse para desarrollar proyectos complejos juntos.

Lo que demuestra que una actitud proactiva de los usuarios finales, los convierte también en co-productores del servicio o producto resultante.

Y todo ello enmarcado en un modelo abierto de participación y gestión, que para ser efectivo tendría que cumplir unos requisitos básicos:

  • Crear una plataforma de acceso abierto
  • Generar unas reglas simples de participación y colaboración
  • Facilitar unas herramientas de trabajo
  • Orquestar la conversación.

Sorprendentemente, todo ello conforma un paisaje muy concreto. ¿No le encontráis similitudes a lo que se está construyendo en INprendedores Públicos?.

Curioso ¿no?.

Primer debate: Teletrabajo en las AAPP

teletrabajoComo comentaba en el anterior post, estamos intentando dar forma a una propuesta de trabajo colaborativo de un grupo (aún pequeño) de trabajadores de las AAPP. La wiki simpleGov debe convertirse en el centro neurálgico de propuestas y debates.

Para romper el hielo me he permitido realizar la primera propuesta de debate: el Teletrabajo en la Administración.

Creo que es un tema de interés para muchos de los que nos dedicamos a ésto y pueden resultar muy interesantes las opiniones que se vuelquen aquí, debido fundamentalmente a la cantidad de aristas que tiene este tema: La ventajas que esta modalidad de trabajo posee para el trabajador o para la propia administración. La resistencia de unos y otros.  La dificultad de ponerla en práctica en algunos sectores. Los condicionantes previos que hay que cumplir. La necesidad de medir los resultados. En fin, son muchos y muy interesantes los hilos de debate que se pueden provocar con este tema.

Por eso, en este momento y antes de comenzar a intercambiar opiniones sobre el tema, es conveniente documentarnos, conocer mínimamente de lo que pretendemos hablar, compartir experiencias,… y para ello ya podéis encontrar información variada en el apartado “Material de referencia”. Por cierto, que todos podéis aportar enlaces u otro tipo de material, ya sea sugiriéndolas a través de las discusiones (acceso libre) o incluyéndolas en la propia página (si solicitais previamente formar parte de la wiki como miembros). Aún falta mucho material para documentarnos y, fundamentalmente falta completar el “Planteamiento” del tema, que nos va a ayudar a coincidir en una posición de partida (estará hecho en los próximos días).

Por lo tanto tenemos en este momento dos debates abiertos: a]  el propio de la conceptualización de los objetivos del grupo y la metodología de trabajo a seguir y b] la primera propuesta práctica de trabajo colaborativo. Sin duda, lo importante en este momento es opinar, desarrollar y consensuar el primero.

Deberíamos centrarnos en consolidar la propuesta misma de trabajo en vez de diversificar esfuerzos en desarrollar los debates … Pero pienso que el hecho de que quienes visiten por primera vez y con cierto interés la wiki pueden engancharse si comprueban que ésta sirve para cuestiones prácticas, más allá de debates conceptuales o de procedimiento.

¿Qué os parece? ¿Merece la pena invertir un poquito de tiempo y esfuerzo en dar forma a esta nueva criatura?