7 capacidades que debe tener todo emprendedor

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Emprender

Emprender es un término de moda. Existe quienes ya están cansados de que la palabreja se encuentre incrustada en prácticamente todas las frases que pretenden incitar a realizar algo novedoso y/o arriesgado. El diccionario de la RAE  dice que:

emprendedor es aquel atrevido que comienza una obra o negocio, especialmente si éste encierra dificultad o peligro

Es decir, que la acción de emprender lleva implícita una carga de riesgo que todo aquel que se atreve a iniciar debe asumir.

En el contexto de crisis actual el emprendimiento o emprendizaje se relaciona con el inicio de una actividad empresarial a pequeña escala. En este sentido, emprender es sinónimo de pequeño empresario.

No obstante, la capacidad para emprender no puede circunscribirse exclusivamente al inicio de una actividad empresarial que lleva implícito un riesgo o dificultad inicial, sino que puede aplicarse también a todos aquellos que, en el ámbito profesional estable, se atreven a asumir esas dificultades y riesgos en lo que puede denominarse un intraemprendimiento, es decir en un emprendimiento en el interior de su propia empresa o entorno laboral.

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El hábito de la recopilación

La recopilación es uno de los principios fundamentales en los que se basa la productividad personal. David Allen (es inevitable mencionarle en este tipo de cuestiones) lo denomina “captura“. Para él éste es el primero de los hábitos que nos permiten y ayudan a obtener el control.

Recopilar o capturar consiste en extraer todo lo que tengamos rondando por la cabeza. “Aislar de una manera consciente y objetiva lo que nos llama la atención” (D. Allen). Es mucho más que elaborar un listado de cosas pendientes. Se trata de provocar una introspección en tus subconsciente, evitando el análisis (no es el momento, después procederemos a analizar).

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Cómo archivar con eficiencia

Quienes nos dedicamos a la gestión del conocimiento sabemos de la importancia que tienen los sistemas de archivo de documentos en la productividad personal.

Tan importante es saber guardar todo aquello que nos gusta cuando lo leemos, o que consideramos que puede resultar útil para un futuro proyecto, como poder acceder al documento cuando lo necesitamos. Disponer de un archivo ambicioso, con pequeñas joyas en bruto, es de muy poca utilidad si cuando necesitamos de esas joyas no sabemos dónde la guardamos o, lo que es más importante, como poder recuperarla.

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Productividad en twitter #3

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GTD no es un sistema de gestión de proyectos

GTD no es un sistema de gestión de proyectos. En ello coincidimos muchos los que, en mayor o menor medida, trabajamos con él. El modelo de David Allen se centra muy especialmente en la gestión de tareas simples o de proyectos cuyo desarrollo necesita de pocas acciones. No obstante, es cierto que el sistema intenta integrar la realización y seguimiento de esas macrotareas que se pueden simplificar en otras tareas más pequeñas y que finalmente quedan reducidas a acciones a llevar a cabo de una forma ordenada.

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La Proactividad y GTD

GTD es un método productivo. Esa afirmación puede tener connotaciones peyorativas para algunos (sobre todo para aquellos que no se han acercado a él y lo consideran casi una secta). Sin embargo GTD puede convertirse en una filosofía de vida, en una forma de entender, no sólo la productividad y la racionalización de esfuerzos, sino también la forma de comportarse. GTD puede llegar a convertirse en una actitud vital.

Una de las muchas habilidades que nos propone David Allen en su “Organízate con eficacia” es la necesidad de eliminar los hábitos reactivos y convertirnos en seres proactivos, anticipadores, innovadores.

La Proactividad ha sido definida por multitud de expertos en diferentes entornos.

Etimológicamente el termino proactividad procede del latín, el cual está compuesto por dos palabras “pro”, que significa ‘antes de’, y “actividad” que significa ‘facultad de obrar’, ‘diligencia o eficacia’. Desde la Wikipedia hasta Ralf Schwarzer, pasando por Stephen Covey han intentado enfatizar sus grandes virtudes.

La proactividad es el primero de los hábitos efectivos que aborda Stephen Covey en su “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Decía que,

…como seres humanos, somos responsables de nuestras propias vidas. Nuestra conducta es una función de nuestras decisiones, no de nuestras condiciones. Podemos subordinar los sentimientos a los valores. Tenemos la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan

La proactividad es algo así como ser consciente de las responsabilidades que tenemos y asumir que queremos controlarlas. Tener la iniciativa de adelantarte a los acontecimientos y no ir a remolque de los mismos. Querer influir en la soluciones a los problemas y no dejar que los problemas se enquisten o avancen por sí solos.

Tenemos la responsabilidad de que las cosas que nos afectan sucedan y además que sucedan de una forma que a nosotros nos interese.

¿Eres proactivo o reactivo? Te propongo hacer el siguiente test para averiguarlo:

Test para comprobar tu proactividad:

# ¿Cumples los compromisos que adquieres? ¿O te excusas en muchas ocasiones alegando mucho trabajo u otros compromisos irrenunciables?.

Actitud proactiva: Sólo adquiero compromisos que tengo la certeza de que cumpliré.

# ¿Eres crítico con la actitud de tus compañeros o conocidos?

Actitud proactiva: Ejercer la autocrítica sana y saludable en vez de hacer valoraciones de comportamientos de terceros, cuyas motivaciones o circunstancias desconocemos.

# ¿Reflejas involuntariamente en otros tus propias debilidades? ¿Te escudas en el comportamiento de los demás para incumplir tú tus responsabilidades o compromisos?

Actitud proactiva: Ser cumplidor. Ser modelo (aunque sólo sea para ti mismo)

# ¿Deseas llegar a todos los sitios, asumir todas las tareas y responsabilidades? ¿Te gustaría ser el niño en el bautizo, y el novio en la boda?

Actitud proactiva: Trabajar sobre la cosas que controlas, que conoces. Deja a otros las tareas o proyectos cuyo tema o contenido no controlas. Delegar

# ¿Consideras que el gran problema de tu vida (personal o profesional) son los demás? ¿Crees que casi siempre los culpables son los otros?

Actitud proactiva: Haz examen de conciencia. Lo negativo no es el compartamiento de los demás, sino tus propios pensamientos. Toma a los demás como ejemplo de superación, no como excusa de tus debilidades.

# ¿Justificas tus errores constantemente?, ¿en ocasiones utilizas ante los demás argumentos insostenibles para convencer de que la culpa no fue tuya?

Actitud proactiva: Se consciente que tu presente es consecuencia de tu pasado. Lo errores no deben utilizarse para ser justificados sino para aprender de ellos. Pero sólo aprenderemos si humildemente los consideramos nuestros errores.

# Ante cualquier problema o situación sobrevenida no controlada, ¿te lamentas de tu desgracia y mala suerte y te deprimes?

Actitud proactiva: Buscar soluciones a los problemas no previstos. Pensar que puede ser un motivo para detectar errores y sus consiguientes áreas de mejora. Es una forma de hacernos más fuertes.

# ¿Haces planes personales y profesionales a largo plazo, o vives el día sin pensar en lo que vendrá después?

Actitud proactiva: Planificar los entornos a largo plazo. Trazar rutas ideales. Marcarse obtetivos a medio y a largo plazo que nos gustaría cumplir. Colocarlos en el horizonte. Caminar hacia ellos.

# ¿Realizas tu trabajo de manera mecánica y rutinaria?

Actitud proactiva: Ser innovador y creativo en el trabajo. Pensar en cómo poder hacer mejor las cosas o en hacerlas de forma distinta. Proponer cambios sin miedo. Asumirlos sin reticencias, viendo en ellos oportunidades de mejora.

Decídete y triunfarás en la vida.
Nunca pienses en la suerte,
porque la suerte es el pretexto de los fracasados.

(Pablo Neruda)

El análisis causal de las metas incumplidas en GTD

Cuando comenzaba mi andadura por GTD e intentaba interiorizar el método y la sistemática de su aplicación, recuerdo que elaboré una tabla-formulario en mi procesador de texto con el objetivo de explicitar regularmente mis avances y fallos, los obstáculos que iba encontrando y las soluciones que iba implantando. El ojetivo no era otro que documentar semana a semana aquellas cuestiones que yo entendía sensibles e importantes, pero que la rapidez con la que se desarrollaban todos los acontecimientos profesionales y personales no me permitían observar. Quería rendir cuentas ante mí mismo de lo que había hecho durante la última semana, los objetivos y metas marcados y cumplidos, y lo más importante, las metas incumplidas. Debajo de ese espacio en el que redactaba en formato viñeta aquellos objetivos que no había sabido o podido completar, coloqué un espacio generoso que lo titulé “Motivos”.

Los “Motivos” no eran otra cosa que las causas que, a mi entender habían provocado el incumplimiento de las metas fijadas. Pretendía profundizar en el estudio y posibles soluciones. Quería averiguar los “por qués” de mis incumplimientos y realizar un pequeño pero importante examen cualititativo de las causas.

Ese análisis causal no está recogido en el sistema de David Allen. No obstante, a mí me parece fundamental para detectarlas e intentar corregirlas (al estilo de Deming).

GTD propone realizar exhaustivamente la revisión periódica (generalmente cada semana) de todos los apartados susceptibles de interaccionar con la realidad diaria en el corto plazo. En el caso de que las tareas, grandes tareas o proyectos no se hayan podido realizar en la medida en la que se había previsto, nuestra labor se centra en reajustar y definir nuevas metas a cumplir en los próximos días. Es decir, contra el desajuste con la previsión realizada, la propuesta se reduce a redefinir las metas.

Esta fase del sistema GTD siempre me ha parecido incompleta. Me sorprende que un modelo basado en la mejora contínua, en el que se propone la revisión y supervisión constante de todos los detalles en él incluído, deje “abierto” el círculo de mejora olvidando introducir un análisis tranquilo y profundo de las causas de incumplimiento y la elaboración de unas propuestas que permitan aplicar técnicas de corrección.

Pues bien, eso era lo que yo pretendía en aquel antiguo formulario que cumplimentaba semana a semana. Tengo que reconocer que aquella rutina la fui abandonando sin saber muy bien el motivo, supongo que sería por lo de siempre: prisas, saturación de trabajo, economizar tiempos,… Pero en momentos en los que siento que debo recuperar el foco, volver a retomar el camino correcto para llegar a mis metas y objetivos, echo de menos aquellos minutos que me permitían, a la vista de los objetivos incumplidos, detectar las causas que lo habían provocado y evitarlas en lo sucesivo.

Siempre he pensado que el análisis causal es una asignatura pendiente del sistema GTD.

Productividad en Twitter #2

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Mi nueva rutina diaria

Profundizar en el conocimiento del modelo GTD permite la posibilidad de implementación de nuevos hábitos, que por una parte mejoran la adaptación del sistema permitiendo un conocimiento de más detalle, y por otra parte despeja horizontes para permitir introducir aportaciones que, aunque incumplan los límites de la más arraigada ortodoxia getediana, facilitan la interiorización de hábitos y mejoran los resultados.

Hace unas semanas expliqué por aquí el sistema de enfoque diario que he utilizado durante mucho tiempo  y la forma de llevarlo a la práctica. No obstante, ahora que conozco mejor la filosofía y la sistemática del modelo, me he atrevido a introducir adaptaciones que me ayudan a una mayor integración del mismo y a una mejor maridaje con el software sobre el que me apoyo.
Las novedades introducidas están estrechamente relacionadas con el abordaje diario de las tareas pendientes. Lo que podría denominarse la “Revisión diaria”.

La rutina es bien sencilla y persigue unos objetivos muy concretos: comenzar el día realizando un enfoque sobre lo que debo hacer y lo que tengo que hacer. Los pasos que sigo son éstos:

1. Consulto la agenda del día. Aunque no tengamos demasiados compromisos para agendar, es un acto que debemos incluir en nuestra rutina para evitar olvidos imperdonables.

2. Consulto en mi sistema GTD las actividades programadas que me he planificado para hoy. Reviso detenidamente las del día, pero también observo las previstas para mañana. Podría suceder que de un plumazo aproveche una buena ocasión y pueda adelantar trabajo.

3. Compruebo las Acciones siguientes. A este apartado le dedico unos minutos. Sistematizo la revisión de estas acciones siguiendo un patrón. a] En primer lugar me centro en las acciones filtradas por tres contextos: @despacho (a realizar en mi jornada laboral), @casa (actividades que tengo reservadas para la tarde, en casa) y @salir (para realizar en el trayecto al trabajo, o en alguna salida más tarde).
b] Consulto posteriormente las acciones que tengo -En espera. Repaso todo aquello que deben realizar otros que me permitirá a mí seguir avanzando en proyectos. Si es necesario envío algún recordatorio.
c] Finalmente repaso las listas de proyectos, pero no la lista de todos los proyectos activos que tengo, sino de aquellos que durante la última Revisión semanal los he resaltado como importantes para estos días, sobre los que debo trabajar, los que tengo que hacer avanzar. No son más de 4-5 proyectos que me encargo de repasar diariamente como método de seguridad para confirmar que estoy trabajando en ellos y centrar mis esfuerzos del día en insistir por esta vía.

Todo este trabajo no me lleva más de 5 minutos. Por supuesto sigo elaborando mi minilista de “Acciones Muy Importantes”, que elaboro mientras me instalo en el despacho y una vez que tengo claro a qué dedicaré el día.

Todo ello me permite comenzar la jornada de trabajo completamente enfocado, sabiendo cuales son las actividades más importantes que debo emprender, sobre qué proyectos tengo que emplearme más a fondo y qué citas tengo concertadas para el día.

Productividad en twitter

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